Chắc chắn đây là nỗi lo không nhỏ khi kinh doanh F&B. Nhiều trường hợp, quán ngày nào cũng đông khách, thậm chí có những hôm quá tải, nhưng cuối tháng tính ra không có lãi hoặc lãi ít. Công sức bỏ ra rất nhiều nhưng vô tình lại nuôi một chiếc túi khác. Tiền đã đi đâu???.
Trong bài viết này mình sẽ tổng hợp, những hình thức gian lận phổ biến nhất, và nêu ra các phương án giúp mọi người có thể khắc phục tình trạng đó. Bài viết hơi dài, nhưng trong quá trình kinh doanh nhiều năm, mình gặp không sót trường hợp nào.
___________________
1. PHỤC VỤ
A. Các mánh khóe gian lận:
– Mang hàng hóa bên ngoài vào bán cho khách ăn chênh lệch.
– Bia, nước ngọt, nước suối…khách trả nhưng không nhập kho (chuyển sang bàn khác tự tính tiền).
– Gian lận tiền TIP chung.
– Lợi dụng khách say hoặc không để ý, xếp thêm thức uống vào để tính tiền thêm.
– Kết nối với các bộ phận khác hủy món cho người thân, bạn bè để không phải trả tiền hoặc thu riêng tiền của khách.
– Trả lại khách thiếu tiền.
B. Hướng giải quyết:
– Quy định nhân viên không được mang theo tiền trong lúc làm việc.
– Không được rời khỏi vị trí làm việc khi chưa có sự đồng ý của cấp trên.
– Cần có nhân viên thủ kho. Nếu không có nhân viên kho cần xuất bia nước theo số lượng nhất định, cho từng nhân viên đầu ca và kiểm tra đối chiếu oder-bill cuối ca.
– Dán thông báo, nhắc nhở khách kiểm tra bill và tiền thừa khi thanh toán.
2. THU NGÂN + KẾ TOÁN:
A. Các mánh khóe gian lận:
– Không in bill thanh toán.
– Thanh toán bằng bill tạm tính nhưng không hoàn tất bill. Khi khách hàng khác oder trùng món thì chuyển bàn, đút túi phần tiền cũ.
– Nhập số liệu hoặc chỉnh sửa số liệu kho, hoặc định lượng món không chính xác.
– Kê thêm món vào bill thanh toán (không gây thiệt hại về tiền cho quán, nhưng thiệt hại cho khách hàng, nếu khách phát hiện gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quán).
– Lợi dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá để ăn chênh lệch hoặc tính tiền các món quán miễn phí cho khách.
– Chỉnh sửa giá bán.
– Sử dụng 1 bill nhiều lần (trùng món, trùng tiền).
– Tự ý phụ thu thêm phí dịch vụ.
B. Hướng giải quyết:
– Sử dụng phần mềm tạo và theo dõi khuyến mãi.
– Không được mang theo tiền trong lúc làm việc, không mang tiền ra khỏi quầy thu ngân, không cho xem doanh thu.
– Sử dụng phần mềm có tính năng lưu vết chỉnh sửa, xuất được báo cáo thu chi, nhập được định lượng nguyên liệu các món. Tính toán được hàng tồn kho. Và phân quyền chỉnh sửa rõ ràng, chặt chẽ.
– Kiểm tra hàng ngày số lượng hàng tồn kho và đối chiếu với báo cáo.
– In oder từng bộ phận (thu ngân, bếp, pha chế, kho…)
– Dán thông báo nhắc nhở khách lấy bill, kiểm tra bill khi thanh toán.
– Hủy món, khách trả thiếu tiền, nợ…phải báo cáo cấp trên.
– Lắp camera quan sát các hành vi bất thường.
3. BẾP – PHA CHẾ:
A. Các mánh khóe gian lận:
– Yêu cầu các loại nguyên liệu nhưng không dùng (sử dụng riêng).
– Cho không người thân, bạn bè các món ăn, thức uống.
– Kết nối với các nhà cung cấp ăn chênh lệch giá bán, chênh lệch khối lượng, số lượng nguyên vật liệu.
– Đánh cắp nguyên vật liệu.
– Chế biến không đúng định lượng quy định, gây ảnh hưởng đến chất lượng món ăn thức uống. Từ đó gian lận nguyên vật liệu thừa.
B. Hướng giải quyết:
– Cần nắm rõ cách chế biến và định lượng nguyên liệu từng món.
– Thường xuyên kiểm tra chất lượng-định lượng món ăn, nước uống.
– Yêu cầu báo cáo và kiểm tra các nguyên vật liệu hàng ngày.
– Yêu cầu báo cáo và theo dõi sát sao nguyên vật liệu hư hỏng hàng ngày.
– Cần có ít nhất 2 bộ phận kiểm tra và xác nhận khi nhập hàng.
4. HƯỚNG GIẢI QUYẾT CHUNG
– Cần có tủ đựng đồ cá nhân cho nhân viên.
– Không cho nhân viên ở lại sau khi hết ca làm việc nếu không có sự đồng ý của cấp trên.
– Giao trách nhiệm và thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, vật tư, đồ dùng trong quán.
– Kiểm tra chéo, đối chiếu tất cả các phiếu oder trong ngày (mình thấy nhiều quán bỏ qua bước này).
– So sánh, đối chiếu, đánh giá tình hình hoạt động thực tế thông qua camera giám sát và tình hình được báo cáo trên ứng dụng quản lý.
– Cần có quy định rõ ràng buộc thôi việc hoặc thôi việc không lương nếu gian lận.
– Thưởng nóng cho nhân viên phát hiện gian lận.
– Dù quản lý chặt chẽ đến đâu, thì việc có gian lận hay không, vẫn phụ thuộc rất lớn vào ý thức của mỗi cá nhân. Vì thế hãy tạo cho nhân viên môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp.
LƯU Ý:
– Bài viết không quy chụp và vơ đũa cả nắm bất cứ điều gì, mục đích giúp mọi người có cái nhìn tổng quát hơn trong quản lý, vận hành quán. Bài viết từ kinh nghiệm cá nhân và kiến thức tổng hợp có thể áp cho các quán vừa và nhỏ.
IVAN: trung thực
