Mỗi mô hình quán sẽ cần một lượng nhân sự khác nhau. Không có con số cụ thể nào cho mỗi mô hình, vì concept cửa hàng và thói quen tiêu dùng của tệp khách hàng ở mỗi nơi là khác nhau, có cửa hàng thì khách ra vào túc tắc cả ngày, có cửa hàng thì chỉ đông và một buổi và khách vào dồn. Nếu tính toán nhân sự không kỹ, sẽ dẫn đến việc nhân viên lúc thừa lúc thiếu, công suất ở mỗi thời điểm không phù hợp với lượng khách hàng. Điều đó vừa ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách, vừa ảnh hưởng tới bài toán kinh doanh.
1. Mô hình thanh toán trả trước hay trả sau? Khách tự lấy đồ hay nhân viên bê tận nơi?
Có thể bạn không biết, mô hình thanh toán trả trước bắt nguồn từ thói quen mua cà phê mang đi của nước ngoài và được du nhập vào Việt Nam, mô hình này gần như không có chỗ cho khách hàng ngồi lại. Cũng từ đó, chi phí vận hành cho mục nhân viên được tiết kiệm nhiều nhất có thể, giá đồ uống cũng thấp hơn. Tuy nhiên ở Việt Nam, người tiêu dùng hầu hết vẫn muốn ngồi tại chỗ, thanh toán trả sau, và cần người phục vụ, nhất là các quán ở tỉnh hay thành phố nhỏ, dẫn đến chi phí vận hành cho nhân viên tăng lên đáng kể, lượng nhân viên cần tuyển dụng cũng tăng lên nhiều.
Với những mô hình khách ngồi lại nhưng vẫn muốn tiết kiệm chi phí cho nhân sự, quán chuyển sang hình thức khách hàng tự lấy đồ uống của mình, sử dụng thẻ rung để báo khách khi đồ uống đã sẵn sàng. Tuy nhiên bạn cần cân nhắc kỹ về thói quen tiêu dùng và độ tuổi cũng như dân trí của cửa hàng để lựa chọn cách thanh toán kiểu này nhé.
2. Khi nào đông khách?
Hầu hết các cửa hàng trên phố của các thành phố lớn như quanh các khu phố cổ ở Hà Nội, thì khách có thể ra vào cả ngày, lượng nhân sự cũng cần dàn đều cho cả ngày. Nhưng với các cửa hàng khác, đặc đù địa điểm và thói quen, có những nơi khách sẽ rất đông vào một buổi trong ngày. Như vậy bạn cần xếp nhân sự đông hơn vào các giờ đông khách. Đừng xếp cố định các ca với lượng nhân viên bằng nhau sẽ dẫn đến tình trạng lúc thiếu lúc thừa người.
3. Bẻ ca
“Bẻ ca” là khái niệm một ca làm việc không liền mạch, hay còn gọi là “ca gãy”. Thay vì làm liên tục 8 tiếng, một người làm bẻ ca có thể làm 4 tiếng buổi sáng và 4 tiếng buổi tối. Như vậy vừa có thể đảm bảo thời lượng cho các bạn, vừa có thể tối ưu được lượng người cần thiết của mỗi ca.
4. Dự phòng
Ở các rạp chiếu phim hoặc các chuỗi lớn, chiến lược sử dụng người rất thông minh. Họ không tuyển cố định số lượng nhân viên tối thiểu cần, mà họ tuyển nhân viên đủ đảm bảo với số giờ cần dùng. Nghĩa là lượng nhân viên có thể nhiều hơn cần thiết, nhưng thay vì làm full 7 ngày/tuần, 8h/ngày, quản lý sẽ xếp ca sao cho đảm bảo một người chỉ làm 5-6 ngày/tuần và 5-6h/ngày. Như vậy họ luôn có nhân viên dự phòng nếu như xảy ra tình trạng nhân viên nghỉ, những nhân sự còn lại sẽ được đẩy giờ làm việc lên, cửa hàng vừa đảm bảo giảm rủi ro thiếu người, nhân sự vừa có thêm thu nhập mà không bị vượt quá sức lao động của mình. Tất nhiên, điều này khả thi hơn ở những thành phố lớn, còn ở các tỉnh, huyện nhỏ, tuyển dụng còn gặp nhiều khó khăn do không có người.
5. Trả lương theo giờ, đừng trả lương cứng
Vì các bạn nhân viên nghỉ đột xuất và đảo ca, tăng ca rất nhiều, nên làm bao nhiêu giờ tính tiền bấy nhiêu là cách quản lý dễ nhất. Để việc chấm công dễ hơn, hãy trang bị một máy chấm công cho cửa hàng bạn nhé. Để xây dựng chính sách tốt hơn, sau một thời gian hoạt động, bạn có thể tính trung bình được giờ công của mỗi bạn trong tháng, từ đó làm căn cứ để thưởng thêm nếu có số giờ vượt chỉ tiêu.
Trên đây là 5 yếu tố bạn có thể cân nhắc khi xếp ca. Lúc cửa hàng chuẩn bị đi vào hoạt động, bạn có thể tuyển dư hơn lượng nhân sự cần thiết trong thời gian đầu, vì nhân viên chưa quen việc và cũng giảm rủi ro các bạn bỏ việc giữa chừng. Sau một thời gian hoạt động, khi quán đã đi vào ổn định, bạn có thể cân đối tăng, giảm và chọn lọc nhân sự để giữ lại những nhân viên xứng đáng nhất bạn nhé.
Toong Center
