Bài toán về việc chia ca làm việc cho nhân viên nhà hàng, quán cà phê sao cho khoa học để luôn đảm bảo đủ nhân lực phục vụ khách hàng luôn là bài toán hóc búa, làm đau đầu các chủ nhà hàng, chủ quán. Đặc biệt, vào những dịp cao điểm như lễ, Tết hay những khung giờ đông khách thì quán cần tăng cường thêm nhân sự thời vụ; cũng đòi hỏi chủ quán phải biết cách xoay ca hợp lý, cân đối nhân sự, tiết kiệm chi phí và cho nhân viên thời gian nghỉ ngơi.
1.1. Ca làm việc là gì?
Ca làm việc là một đơn vị thời gian được sử dụng để tổ chức công việc và lịch làm việc của nhân viên. Hiểu đơn giản thì mỗi một nhà hàng, quán cà phê hoặc khách sạn sẽ chia khoảng thời gian làm việc thành các khung khác nhau, mỗi khung từ mấy giờ tới mấy giờ để làm một “ca làm việc”.
Ca làm việc ở mỗi nơi sẽ khác biệt về thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và tổng thời lượng làm việc. Thông thường, phân chia ca làm việc là do thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, miễn không vượt quá thời gian quy định của Bộ Luật lao động. Tuy nhiên, các nhà hàng, quán cà phê chỉ để ca tối đa là dài 8 tiếng, chia theo những khung giờ cố định của buổi sáng, buổi trưa, buổi tối.
Ngoài những ca phổ biến thường thấy, để tiết kiệm chi phí và để phân chia nhân sự hiệu quả hơn, có nhiều quán hoặc nhà hàng còn đặt ra những ca gãy, ca thêm. Vào các ca này số lượng nhân sự sẽ được bổ sung, còn những khung giờ ít người có thể giảm số lượng nhân sự xuống.
Ba ca làm việc trong ngày phổ biến nhất tại các nhà hàng, quán cafe thường diễn ra như sau:
- Ca Sáng: bắt đầu từ 6 giờ sáng đến 14 giờ chiều.
- Ca Chiều: bắt đầu từ 14 giờ chiều đến 22 giờ đêm.
- Ca Tối: bắt đầu từ 22 giờ đêm đến 6h sáng hôm sau.
1.2. Kíp làm việc là gì?
“Kíp” là một từ xuất phát từ tiếng Pháp (equipped: phiên âm là ekip). Khi nói “kíp làm việc” là muốn chỉ các nhân sự được phân chia thành các đội, nhóm, tổ làm việc cùng nhau.
Quản lý ca, kíp làm việc là một phần quan trọng trong việc vận hành nhà hàng, quán cafe, giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất nhưng cũng đảm bảo thời gian nghỉ ngơi, luân phiên cho nhân sự.
Tùy vào quy định của mỗi quán hay mỗi nhà hàng mà sẽ có các kíp cố định nhân sự hoặc kíp luân phiên nhân sự. Ví dụ như với các quán cà phê, trà sữa mà đa phần là sinh viên làm thêm còn vướng lịch học thì các ca sẽ đổi luân phiên người, các bạn được tự đăng ký ca làm để phù hợp với lịch học của mình, miễn đảm bảo số lượng ca cần làm mỗi tuần. Với những nhà hàng, quán cafe lớn, ca hoặc kíp đều sẽ có trưởng ca/trưởng kíp chịu trách nhiệm toàn thời gian ca đó.
2. Chia ca, kíp cho nhân viên nhà hàng, quán cà phê để làm gì?
Chia ca, kíp cho các nhân viên trong quán là một việc làm rất cần thiết, bởi đây là điều kiện cơ bản giúp quán hoặc nhà hàng hoạt động trơn tru, hiệu quả:
- Đảm bảo hoạt động phục vụ khách hàng liên tục: Dịch vụ kinh doanh ăn uống nói chung thường mở cửa cả ngày cho đến tối muộn, thậm chí có quán mở xuyên đêm nên cần nhân viên làm việc liên tục. Chia ca giúp đảm bảo rằng có đủ nhân viên trong thời gian hàng quán mở cửa, hạn chế tình trạng khung giờ này bị quá tải nhưng thiếu nhân viên, khung giờ kia ít công việc nhưng lại thừa nhân viên.
- Quản lý thời gian làm việc: Chia ca là cơ sở để chủ quán hoặc quản lý có thể nắm được thời gian làm việc của các nhân viên một cách hiệu quả, tránh tình trạng rối loạn không biết ai làm ca nào hoặc phải điều phối nhân sự ra sao. Điều này đảm bảo nhân viên có thời gian xoay vòng giữa các ca để nghỉ ngơi hoặc để phù hợp với lịch trình cá nhân, không ai phải làm nhiều hơn ai rồi nảy sinh việc ganh tị, soi mói lẫn nhau.
- Đảm bảo hiệu suất làm việc, phân bổ công việc hợp lý: Chia ca có thể giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, vì khi chia ca kíp theo từng khung giờ thì số lượng nhân sự cũng tỷ lệ thuận với số lượng khách: những khung giờ ít khách có ít nhân viên, khung giờ đông khách có đông nhân viên. Như vậy sẽ giúp quán không bị rơi vào cảnh thiếu người hoặc thừa người, nhân viên làm việc đúng năng suất thay vì nhàn rỗi hoặc phải cố quá.
- Tiết kiệm chi phí: Chia ca linh hoạt là một cách để tối ưu số lượng nhân sự, thay vì thuê quá nhiều thì giờ đây quán sẽ tiết kiệm được một khoản kha khá. Đặc biệt, hình thức ca gãy thường được áp dụng nếu quán muốn giảm chi phí nhân sự xuống mức thấp nhất có thể.
- Cách chia ca làm việc cho nhân viên nhà hàng, quán cà phê khoa học, đạt hiệu quả cao
Hiện nay, hầu hết các nhà hàng, quán cà phê thường áp dụng phân ca làm việc thành 3 ca, mỗi ca kéo dài khoảng 4 tiếng và luân phiên giữa các kíp.
Dưới đây cách chia ca làm việc cho nhân viên nhà hàng, quán cà phê phổ biến nhất:
– Đối với nhân viên toàn thời gian:
- Ca sáng: 6:30 – 14:30 tất cả các ngày.
- Ca chiều: 14:30 – 22:30 tất cả các ngày.
– Đối với nhân viên bán thời gian:
- Ca 1: 8:00 – 13:00 tất cả các ngày.
- Ca 2: 13:00 – 17:00 tất cả các ngày.
- Ca 3: 17:00 – 22:30 tất cả các ngày.
– Đối với nhân viên ca gãy:
Nhân viên ca gãy là nhân viên tăng cường được sắp xếp theo khung giờ cửa hàng đông khách. Thời gian làm ca gãy tương tự với thời gian làm của nhân viên bán thời gian. Vậy nên thông thường, lịch làm việc của ca gãy sẽ như sau:
- Ca gãy 1: 10:00 – 15:00 theo ngày kế hoạch.
- Ca gãy 2: 18:00 – 22:30 theo ngày kế hoạch.
Việc chia ca làm việc cho nhân viên phục vụ nhìn chung khá đơn giản, dễ hiểu. Nhưng với những nhà hàng hay quán cà phê có đông nhân viên hoặc quá ít nhân viên thì việc quản lý nhân sự và chia kíp làm việc lại phức tạp hơn nhiều.
– Cách chia 3 ca làm việc và 4 kíp:
- Ngày thứ nhất: Ca 1 – Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2, Ca 3 – Kíp 3.
- Ngày tiếp theo: Ca 1 – Kíp 4, Ca 2 tiếp tục quay lại từ Kíp 1, Ca 3 – Kíp 2,…
Cách chia ca làm việc này thường được áp dụng cho các quán đông nhân sự và nhân sự chủ yếu là sinh viên, người làm bán thời gian. Việc xoay kíp để đảm bảo nhân sự có nhiều thời gian nghỉ ngơi, sắp xếp lịch làm cân bằng với lịch học.
– Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp:
- Ngày thứ nhất: Ca 1- Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2.
- Ngày thứ hai: Ca 1 – Kíp 3, Ca 2 – Kíp 1.
- Ngày thứ ba: Ca 1 – đảo lại Kíp 2, Ca 2 – Kíp 1,…
Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp này thường được áp dụng cho những quán hạn chế số lượng nhân sự hoặc muốn tạo môi trường làm việc thoải mái, linh động đăng ký lịch làm việc cho nhân viên.
Khi chia ca cho nhân viên, chủ quán thường áp dụng những phương pháp như chia ca và để nhân viên đăng ký trên Excel, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại. Dù là cách nào đi nữa thì chủ quán cũng nên dựa trên đánh giá số lượng nhân sự, nhu cầu và chi phí nhân sự của quán,…
Chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe là một trong những yếu tố quan trọng đem lại hiệu quả vận hành quán. Chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe một cách khoa học và hiệu quả có thể giúp chủ quán tận dụng tối đa nguồn lực nhân sự, nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt nhất. Đồng thời, cũng tạo động lực cho nhân viên hơn khi được chủ động cân bằng giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi.
fnbvietnam
