Trong bài viết này, Brian đưa ra những tiêu đề quan trọng và các bạn có thể bám vào sườn bài bên dưới để lên kế hoạch mở quán chi tiết cho mình vì đây là kế hoạch để mở một quán nên cần chuẩn bị càng chi tiết càng tốt.
Lưu ý: Brian chia sẻ với góc độ là bạn đã định hình được sản phẩm muốn bán.
Bài viết này sẽ giải quyết cho bạn nhiều vấn đề bạn sẽ gặp phải khi chuẩn bị khởi nghiệp bằng F&B:
– Loay hoay không biết bắt đầu từ đâu.
– Hiểu được sức của mình đến đâu, có thể làm được những gì và phải làm những gì.
– Hạn chế những thất thoát lãng phí trong giai đoạn khởi đầu.
– Xác định được việc cần làm trong giai đoạn chuẩn bị & thời gian đầu mở quán.
– Giúp bạn trụ được ít nhất 3 tháng nếu bạn kinh doanh lỗ trong 3 tháng đầu.
– Giữ cho tinh thần không bị BẾ TẮC.
Việc đầu tiên cần làm là XÁC ĐỊNH NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN mà yếu tố quan trọng nhất ở đây là TÀI CHÍNH.
1. XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH ĐẦU TƯ CHO VIỆC MỞ QUÁN
- Đây là yếu tố quan trọng nhất, bạn sẽ dành ra bao nhiêu tiền để mở một quán kinh doanh (100 triệu, 500 triệu hay 1 tỷ). Điều này bạn cần xác định ngay từ lúc bắt đầu, đừng đợi đến lúc thuê mặt bằng rồi chuẩn bị cải tạo/decor mới thấy không đủ kinh phí phải chạy mượn thêm – điều này rất rất SAI.
- Khi bạn đã dự trù được một khoản kinh phí cho việc làm quán, việc tiếp theo bạn cần làm là tách khoản kinh phí này làm 2 phần: 70% & 30% – ví dụ có 1 tỷ thì tách ra: 700 triệu & 300 triệu. 70% kinh phí là khoản tiền bạn sẽ đầu tư cho quán, mọi chi phí đều sẽ xoay trong khoản tiền này: đặt cọc nhà, cải tạo mặt bằng, decor, quầy kệ, bếp, nguyên vật liệu – ĐÂY LÀ KHOẢN TIỀN HOÀN THIỆN ĐỂ QUÁN KHAI TRƯƠNG. 30% kinh phí giữ lại để DỰ TRÙ (BACK UP): dự trù thua lỗ trong thời gian đầu, dự trù các khoản phát sinh thêm từ khoảng 70% kinh phí ở trên – KHOẢN DỰ TRÙ ĐỂ QUÁN TỒN TẠI ÍT NHẤT 3 THÁNG NẾU LỖ.
OK! Vậy giờ chúng ta sẽ bắt đầu với KHOẢN KINH PHÍ 70%. Khi bạn đã xác định được khoản kinh phí để đầu tư & sản phẩm muốn kinh doanh, căn cứ vào 2 yếu tố này chúng ta có thể XÁC ĐỊNH ĐƯỢC QUY MÔ CỦA QUÁN phù hợp với kinh phí đề ra.
2. XÁC ĐỊNH QUY MÔ CỦA QUÁN
Có 2 cách để xác định quy mô của quán:
Cách 1: Tìm cho mình một mặt bằng ưng ý sau đó liên hệ với một đơn vị thiết kế & thi công để họ khảo sát mặt bằng và tư vấn theo kinh phí & sản phẩm bạn muốn bán.
Cách 2: Bạn cần tìm một đơn vị thiết kế & thi công để họ tư vấn trước, dựa vào kinh phí & sản phẩm muốn kinh doanh, đơn vị này sẽ đưa ra cho bạn một số lời khuyên:
– Diện tích mặt bằng bao nhiêu là phù hợp để làm.
– Bố trí quầy, kệ, bếp & không gian cho khách như thế nào.
– Tìm dạng mặt bằng nào sẽ tiết kiệm chi phí tốt nhất & phù hợp nhất (nhà, nhà có lầu, đất trống…)
Bên cạnh đó, việc có đơn vị thiết kế sẽ giúp bạn định hình phong cách cửa hàng bạn muốn, về bố cục, màu sắc chủ đạo cũng như việc decor cho phù hợp. Nếu các bạn chưa có sẵn mặt bằng thì lời khuyên của Brian dành cho bạn là bạn nên đi theo cách 2 để việc chọn lựa & tìm kiếm mặt bằng tốt hơn.
Những lưu ý trong việc cải tạo mặt bằng
Sau khi bạn đã tìm được mặt bằng & có luôn đơn vị thiết kế thi công bạn cần lưu ý những điểm sau:
– Cần lên danh sách chi tiết chi phí cho từng hạn mục để dễ dàng theo dõi và nghiệm thu, hạn chế phát sinh tối đa trong quá trình thi công.
– Nhà thầu phải cam kết với bạn những gì nằm trên bản vẽ thì có thể thi công thực tế được. Và điều quan trọng nữa là chất liệu của từng hạng mục. Tránh những trường hợp bản vẽ thiết kế rất đẹp, rất lung linh nhưng khi thi công thực tế lại không làm được (điều này cần ràng buộc trên hợp đồng).
– Trích một khoản kinh phí cho trang thiết bị: bếp, tủ lạnh, tủ mát, tủ đông, máy pha café (nếu có), ly muỗng, nĩa , tách, chén dĩa… (khoản này không hề nhỏ các bạn nhé).
– Và điều quan trọng cần đảm bảo là tiến độ công trình, bạn cần dự trù về thời gian phát sinh trong quá trình thi công để có kế hoạch chuẩn bị cho ngày khai trương cửa hàng (để đảm bảo việc đó bạn ràng buộc thời gian hoàn thành cửa hàng trên hợp đồng).
Nếu bạn mục đích chỉ kinh doanh đơn giản và không muốn đầu tư quá nhiều vào không gian quán thì bạn có thể bỏ qua mục này. Nhưng nếu bạn mong muốn xây dựng một cửa hàng có đầu tư vào không gian thì nhất thiết bạn không nên chỉ gọi một nhà thầu xây dựng về và yêu cầu làm theo ý bạn muốn mà không có một bản vẽ thiết kế nào. Trừ khi bạn có kiến thức về thiết kế nội thất còn không thì cửa hàng của bạn sẽ không được như suy nghĩ của bạn đâu nhưng tiền đầu tư cũng chẳng tiết kiệm được bao nhiêu.
3. SẢN PHẨM & NGUỒN NGUYÊN LIỆU
Khi bạn đã xác định sản phẩm muốn bán, bạn cần AM TƯỜNG về nó, AM TƯỜNG ở đây là hiểu sâu về các món bạn kinh doanh: những nguyên liệu nào tạo thành thành phẩm, nguyên liệu nào sẽ chiếm tỷ trọng cao trong sản phẩm, trên thị trường hiện tại có bao nhiêu loại, giá cả mỗi loại và ưu điểm/nhược điểm của mỗi loại. Từ đó bạn sẽ dể dàng chọn lựa, điều chỉnh & tính toán chi phí (cost) chính xác cho sản phẩm bạn bán ra (lưu ý: điều này rất quan trọng cho quá trình kinh doanh của bạn từ khởi đầu đến thành công).
Về nguyên vật liệu hàng bán bạn cần chọn nhà cung cấp có tiềm lực để đảm bảo hàng hóa chất lượng, đầy đủ (không bị đứt hàng) và có giấy chứng nhận nguồn gốc nếu cần. Giá nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả kinh doanh của bạn do đó bạn cần cân nhắc số lượng hàng nhập để có giá tốt trong điều kiện tài chính của mình nhé và lưu ý date (hạn sử dụng) của nguyên liệu bạn nhé. (Trích 1 khoản trong 70% kinh phí tổng cho chi phí nguyên vật liệu tồn kho bạn nhé).
4. KẾ HOẠCH NHÂN SỰ: TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN
– Căn cứ vào quy mô quán & mô hình kinh doanh ở trên, bạn sẽ sắp xếp được số lượng nhân sự cần thiết & bố trí nhân sự phù hợp.
– Trong thời gian quán thi công, bạn nên có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên trước ngày khai trương 3 ngày.
– Quá trình này rất quan trọng, hoạt động kinh doanh của bạn sẽ khởi đầu trơn tru hay không hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình này.
5. KẾ HOẠCH DOANH THU: ĐIỂM HÒA VỐN (BREAK-EVEN POINT)
– Ai trong chúng ta khi kinh doanh đều mong muốn quán được đông khách, lãi nhiều và nhanh chóng thu hồi vốn nhưng mọi thứ đều không dễ dàng đạt được khi chúng ta là quán mới & chưa có khách hàng, chúng ta cần thời gian để khách hàng đến trải nghiệm và quen dần với các sản phẩm của quán. Vì vậy, kế hoạch trong 3 tháng đầu tiên mở quán đó là ĐẠT ĐIỂM HÒA VỐN.
– Căn cứ vào những gì bạn đã chuẩn bị ở trên theo chia sẻ của Brian, bạn sẽ dễ dàng tính được Điểm Hòa Vốn của quán (Điểm hòa vốn là mức doanh thu đạt được đủ trang trải mọi chi phí của quán bao gồm: Nguyên vật liệu, nhân công, mặt bằng, điện nước & khấu hao).
– Khi biết được chính xác Điểm Hòa Vốn, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch marketing để đạt được điểm đó.
6. KẾ HOẠCH CHO NGÀY MỞ BÁN CHÍNH THỨC
– Sau khi chuẩn bị hết tất cả những việc kể trên thì việc quan trọng nhất bạn cần làm là LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ CHO NGÀY KHAI TRƯƠNG.
– Bạn cần cho nhân viên & quán hoạt động trước 2 – 3 ngày (Soft Opening) trước khi khai trương chính thức (Grand Opening) để quy trình vận hành trơn tru & nhân viên quen việc.
– Bạn cần một kế hoạch để thu hút khách đến với mình vào ngày khai trương. Bạn cần làm cho khách hàng biết được sự hiện diện của bạn trong khu vực & cần tăng cường nhân sự (tăng ca) cho ngày khai trương. Chúng ta cần làm tốt nhất trong ngày khai trương: đảm bảo chất lượng hàng bán, nhân viên đầy đủ để tránh tình trạng quá tải làm mất lòng khách. Bạn nên nhớ “ ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng” nó quyết định đến việc có quay lại hay không của khách hàng.
Trên đây là những bước quan trọng để lên kế hoạch mở quán chi tiết, bạn cần bám sát để tránh những sai sót, thiếu hụt và bị rối trong việc chuẩn bị.
NGÂN SÁCH CÒN LẠI: 30% KHOẢN KINH PHÍ. Vậy 30% khoản kinh phí dự trù này dùng để làm gì?
Khoản kinh phí tiếp tục được chia ra thành 2 khoản:
– Khoản 1: là NGÂN SÁCH MARKETING trong 3 tháng đầu tiên.
– Khoản 2: là CHI PHÍ DỰ TRÙ cho hoạt động quán 3 tháng đầu tiên.
3 tháng đầu là khoảng thời gian quan trọng nhất, quyết định thành hay bại của một quán trừ khi bạn có lượng tiền dồi dào để bù lỗ hơn 3 tháng. Thông thường các quán sẽ chết trong giai đoạn này rất nhiều.
Nếu các bạn không dự trù khoản kinh phí này, khi quán hoạt động không tốt trong 1 – 2 tháng đầu, bạn rất dễ rơi vào bế tắc về tài chính, khi đó tinh thần sẽ không ổn định, sẽ không suy nghĩ được thêm gì và nếu có muốn làm gì cũng bị giới hạn vì hết tiền. Đó là lý do vì sao rất nhiều bạn phải sang quán hoặc đóng cửa khi quán mới hoạt động được vài tháng hoặc gánh thêm một đống nợ sau khi mở quán.
7. KẾ HOẠCH MARKETING CHO 3 THÁNG ĐẦU TIÊN
Trong 3 tháng đầu tiên, hoạt động marketing của bạn phải mạnh mẽ nhất. ĐỪNG QUÁ QUAN TÂM ĐẾN NGÂN SÁCH MARKETING TRONG GIAI ĐOẠN NÀY VÌ NẾU BẠN LÀM TỐT SẼ DỄ DÀNG THU LẠI KHOẢN CHI PHÍ NÀY VÀO NHỮNG THÁNG TIẾP THEO.
Đây là giai đoạn bạn THU HÚT khách hàng và LẤY THỊ PHẦN của đối thủ trong khu vực, đừng dùng chiêu “Mưa dầm thấm đất” (không làm gì ngồi đợi thôi) hoặc “Vô chiêu thắng Hữu Chiêu” (không biết làm gì cả), mỗi ngày mở mắt ra đều sẽ tốn tiền (nhà, điện nước, nhân công, nguyên liệu đổ bỏ) vì vậy đừng để thời gian quan trọng ấy trôi qua một cách vô nghĩa.
Hãy tạo cho quán những chương trình khuyến mãi, những chiến lược dài hạn, những hoạt động mang tính thu hút khách hàng.
Khởi đầu một công việc kinh doanh với vai trò là CHỦ không hề đơn giản, MỌI SAI LẦM ĐỀU ĐƯỢC TRẢ GIÁ BẰNG TIỀN, THỜI GIAN VÀ CÔNG SỨC. Vì vậy, hãy chuẩn bị thật kỹ trước khi bắt đầu, cái nào không biết thì học, học không hiểu thì hỏi, hỏi vẫn chưa hiểu thì khoan làm, khi nào hiểu rồi hãy làm. Chúc các bạn thành công.
Brian Dang
