Giờ chỉ cần mọi người vào nhóm gõ “Mình cần tìm mua phần mềm bán hàng cho quán” thì sẽ rất nhiều sale bán hàng vào chào phần mềm. Tuy nhiên không phải ai cũng chọn được phần mềm PHÙ HỢP với quán của mình. Như rất nhiều bài mình đã viết trước đó, mỗi mô hình sẽ có cách vận hành khác nhau. Phần mềm thanh toán cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành cho quán, cũng cần được lựa chọn sao cho ăn khớp. Một số lỗi sai mình nhận thấy mọi người hay mắc phải như sau:
Khoan, trước khi đọc tiếp, mình muốn mọi người hiểu là mình không bán phần mềm nhé 
Đây là những nhận xét rất khách quan mình tự nhận thấy, rất mong mọi người góp ý thêm.
1. Chưa chốt mô hình đã vội mua.
Có quán thì trả trước, có quán thì trả sau. Cần xác định trước mô hình trả trước thì quy trình thanh toán sẽ như nào, tương tự với mô hình trả sau. Tuy nhiên mọi người thường hay mua phần mềm trước khi chốt mô hình, sau đó sẽ phát sinh một số thứ thừa thãi. Ví dụ dùng cốc cứng nhưng mua thừa máy in tem, hoặc mô hình take away nhưng không mua máy in tem mà mua thành máy in bếp, hoặc bếp một nơi, bar một nẻo nhưng trang bị thiếu máy in vào bếp, hoặc phần mềm thậm chí không đáp ứng được việc tách phiếu bar – bếp riêng biệt, khiến việc vận hành bị chồng chéo, rất khổ.
2. Chưa tìm hiểu qua giao diện bán hàng
Một số phần mềm có giao diện bán hàng thật sự rất lằng nhằng và khó nhìn, chưa được tối ưu. Điều này gây ra khó khăn nhiều cho thao tác của thu ngân. Ví dụ như việc dùng bàn phím ảo để ghi chú cho bill, muốn nhanh có lẽ dùng bàn phím cứng sẽ nhanh hơn rất nhiều. Bạn nên nhớ một phần mềm thông minh, giao diện càng đơn giản dễ nhìn càng tốt, không phải cứ tích hợp một tỷ thứ trên một cái màn hình thì nghĩa là nó đầy đủ.
3. Cắt bớt những thứ không nên cắt trong combo máy
Không phải tự dưng các nhà cung cấp phần mềm họ đưa ra các combo. Ngoài việc phục vụ cho việc tăng doanh thu, nó còn giúp các chủ quán tối ưu cho việc mua sắm, không mất nhiều thời gian tìm hiểu chọn lựa. Nhưng chỉ vì cố cắt bớt một số thứ, đôi khi sẽ khiến cho việc hoạt động sau này của quán gặp trục trặc. Ví dụ như bạn dùng máy tính cá nhân để thay cho máy bán hàng, nhưng khi gặp trục trặc phần mềm phần cứng, chẳng ai bảo hành cho. Hoặc một chiếc két tiền đơn giản tiện lợi, lắp thành một combo tiện dụng cũng bị cắt đi.
4. Lựa chọn phần mềm không tối ưu cho FnB
Quy trình vận hành của FnB khác với các ngành bán lẻ khác, nên phần mềm dành cho nó cũng phải có sự phù hợp. Điểm này khá giống với điểm 1, tuy nhiên cần phân tích sâu hơn một chút vào tính năng của loại phần mềm bạn lựa chọn, vì nó sẽ giúp giảm rủi ro trong việc quản trị. Có trường hợp như thế này: Mô hình thanh toán trả trước, phần mềm nên in báo bếp sau khi in bill. Như vậy nhân viên sẽ không thể gian lận bằng cách xóa món và thông đồng với nhau. Tuy nhiên có phần mềm không làm được điều đó, mà phải có thao tác tự ấn báo bếp, và in báo bếp trước khi in bill, nhân viên dễ gian lận hơn. Thậm chí mình còn gặp trường hợp mà phần mềm ngớ ngẩn đến mức in bill một giá, in trên tem một giá khác. Vì đơn giản là in bill thì tính chiết khấu thẳng, còn giá trên tem số tự làm tròn. Như vậy nếu khách hàng khó tính, họ ngồi cộng lại các số trên tem sẽ thấy giá lệch nhau, tuy không nhiều nhưng sẽ dễ gây hiểu lầm.
5. Quy mô phần mềm không phù hợp với quy mô quán
Có cửa hàng bé nhưng mua phần mềm thì rất to, cồng kềnh, dùng hàng tá tính năng mua thêm mà có khi bạn chẳng bao giờ thật sự dùng đến nó, chẳng khác gì giết gà lại dùng dao mổ trâu. Có cửa hàng thì to đùng thì lại lựa chiếc phần mềm quá yếu, cấu hình thiết bị yếu, thao tác màn hình chậm, đông khách thao tác liên tục là giật lag. Bạn xem bản demo, bạn sẽ chưa thấy nó lag, cho đến khi bạn mua nó và quán bạn đông khách. Cho nên một người tư vấn có tâm sẽ biết quy mô quán nhà bạn cần phần mềm ở tầm cỡ thế nào mà tư vấn cho phù hợp chứ không chăm chăm vào việc được hưởng bao nhiêu chiết khấu từ nó.
Bữa nay chẳng biết viết kết như nào, vì đang vừa viết vừa soi nhân viên Chúc các chủ quán nhà mình vững tin vượt qua mùa dịch đợt 2 nhé! Nhớ, chuẩn bị mở quán thì tìm hiểu phần mềm cho kỹ, đừng để tiền mất tật mang.
Nguyễn Quang Tôm
