Chào bạn, mình là Trân. Mình có 3 chi nhánh cà phê ở Bảo Lộc quy mô vừa & nhỏ đầu tư dưới 500tr. Và đây là một vài kinh nghiệm cá nhân mình rút ra trong quá trình mở quán.
Với quy mô này, mình không cần phải làm mọi thứ quá hoàn hảo và quá chi tiết, tuy nhiên có một số thứ cơ bản cần lưu ý trước – trong và sau khi dấn thân vào con đường này.
Mình tạm chia ra 4 giai đoạn cần có bao gồm:
- Ý tưởng kinh doanh
- Triển khai
- Đưa vào vận hành
- Tối ưu
Ở giai đoạn 1 – Ý tưởng kinh doanh, mình chỉ cần trả lời 3 câu hỏi cơ bản là:
- mình có bao nhiêu tiền
- mình kì vọng doanh thu thế nào
- mình bán hàng cho ai
- mình muốn bán quán, xe đẩy, kiot, take-away hay mô hình gì?
Mình có thể dùng excel làm một vài phép tính đơn giản để lên hoạch đầu tư – dòng tiền – chi phí – điểm hòa vốn dự kiến như thế nào ⇒ từ đây mình biết mỗi ngày phải bán được tối thiểu bao nhiêu ly thì hòa vốn và đâu đó nắm được mất bao lâu mình sẽ hoàn lại vốn ban đầu. Mình chỉ tập trung vào các mô hình hoàn vốn từ 3 năm trở lại, nếu mất nhiều tgian hơn thì rủi ro cao vì ngành này luôn cạnh tranh dữ dội.
Ở giai đoạn Triển khai, mình sẽ làm mọi thứ cần thiết để hoàn thiện một cái quán bao gồm xây cái quán đó lên (hoặc làm ki-ốt, xe đẩy…), mua đồ, lên menu, tuyển dụng & training nhân sự, lên một số quy trình quản lý cơ bản (như sổ theo dõi thu chi, theo dõi nguyên vật liệu, danh sách công việc cần làm hàng ngày) và một cái Fanpage để truyền thông. Đây là giai đoạn dễ bị mất tiền ngu, chủ yếu là ở khâu xây dựng vì tự làm thiếu kinh nghiệm thì hay sai – sai mà đập đi làm lại thì tốn, hoặc thuê Agency tuy sẽ đỡ nhọc công hơn nhưng bù lại chi phí cũng cao hơn. Tụi mình chọn tự làm =)) tự lên thiết kế, tự giám sát thi công và hoàn thiện. Very cực, cũng very sai nhưng không sao, khi đó nhiệt huyết nhiều nên cũng là trải nghiệm đáng nhớ và nó làm cho từng góc trong cái quán đều chứa đầy kỉ niệm. Sau khi làm xong 3 cái quán thì kinh nghiệm cũng đã dày dặn hơn, cái sau bớt sai và rút kinh nghiệm được từ cái trước.
Trong giai đoạn đưa vào vận hành, điều mình quan tâm nhất là phản hồi của KH như thế nào, có gì bất cập ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ không. Ví dụ ngày trước mình làm băng ghế dài ngoài sân cho khách ngồi, trông rất đẹp nhưng khách không thích vì trên Bảo Lộc lạnh, buổi tối ngồi bị lạnh mông. Có thả đệm ngồi vào thì khách cũng không thích nốt, nói chung là phải chạy thử thì mới biết được, nên mình cũng không cần phải hoàn thiện 100% mới đưa vào chạy thử, đâu đó 90% tươm tất là được rồi vì dù sao sau đó còn cần cải thiện và tối ưu nhiều nữa. Một cái cần quan tâm nữa là vận hành của mình và nhân viên có gì bất cập không. Ngày đầu chạy loạn hết cả lên, nhân sự chưa cứng, không biết việc, mình cũng không có kinh nghiệm nên không biết điều phối sao hết, thành ra cứ chỗ nào có vấn đề là từ NV tới chủ quán xúm vào xem, để hổng các vị trí khác.
Giai đoạn cuối cùng là tối ưu – đây là khi quán đã chạy được đâu đó 3-6 tháng, mình bắt đầu nhìn thấy lỗ hổng trong vận hành hàng ngày, trong bảo quản – kiểm đếm nguyên vật liệu và chi phí. Đây cũng là thời điểm mọi thứ dần chạy theo guồng nên mình thảnh thơi hơn để rà soát lại các lỗ hổng và tìm cách tối ưu nó. Từ đây, mình thêm các quy trình bổ sung, thay đổi format sổ và báo cáo, thay đổi cách làm việc với nhân sự. Giai đoạn này diễn ra gần như liên tục từ đó đến nay, vì quan điểm của mình là mỗi khi mình đã thấy không còn việc gì để làm nữa nghĩa là đã đến lúc phải tăng độ khó cho game – lại tiếp tục rà soát và tối ưu từng ngóc ngách, kể cả những thứ hiện tại đang ổn. Luôn có cách để làm tốt hơn cho tất cả mọi thứ.
Tính ra là dù quy mô chỉ vừa và nhỏ, và mình luôn muốn nhanh nhanh đưa mọi thứ vào guồng nhưng cũng phải đến 1 năm trở lại đây thì mọi thứ mới bắt đầu ổn, còn trước đó chỉ là sống chung với bão lũ mà thôi. Nhân sự nghỉ như lá rụng mùa thu, vừa training xong chưa kịp xài đã nghỉ, sổ kiểm kho không muốn đụng vô vì coi tới đâu thấy sai tới đó, mà kiểm kho không đúng thì cũng không có báo cáo kinh doanh. Sau khi có con buổi tối cũng không lên quán để giám sát được, thành ra phải tuyển thêm quản lý, và quản lý cũng phải qua 5-7 người mới tìm được người phù hợp. Thành ra, xà quần đâu đó mất hơn 2 năm mới thấy thảnh thơi an tâm đi làm việc khác.
Và mình cũng mong được lắng nghe thêm kinh nghiệm của các anh chỉ ở đây để có thể về nhà hoàn thiện mình hơn nữa.
Xin cảm ơn ạ.
Trân Lê/ B’laca Coffee Bảo Lộc.
