Mở một quán cafe là dự định của rất nhiều bạn trẻ hiện nay. Với quán cafe của mình bạn có thể thỏa sức kinh doanh, đồng thời thỏa mãn ước mơ tạo cho mình một thương hiệu với cá tính riêng biệt. Nhưng mở quán liệu có đơn giản? Hãy tham khảo ngay kinh nghiệm mở quán cafe thiết thực dành cho người mới bắt đầu để có câu trả lời nhé.
1. Nghiên cứu thị trường
Kinh nghiệm mở quán cafe thành công luôn bắt đầu từ việc nghiên cứu thị trường. Bạn cần biết mình đang ở đâu và hướng tới vị trí nào trên thị trường đồ uống vô cùng sôi động tại Việt Nam hiện nay. Bên cạnh việc chuẩn bị tinh thần và tiền bạc, bạn cần trải nghiệm thực tế để tự mình cảm nhận.
Chắc hẳn trong đầu bạn đã hình dung được một chút về định hướng, phong cách quán rồi? Vậy thì hãy tới những quán cafe gần với hình dung của bạn để trải nghiệm với tư cách khách hàng, từ đó rút ra những ưu điểm nên học hỏi và nhược điểm cần tránh.
Thời điểm mở quán cũng rất quan trọng. Nếu bạn mở quán trong khi thị trường đang có quá nhiều quán tương tự thì cạnh tranh sẽ rất khó. Giả sử bạn mở quán trong khi tình hình dịch COVID-19 vẫn còn căng thẳng thì việc kinh doanh cũng có thể bị ảnh hưởng nhiều.
Đừng quên một bước nữa là tham khảo các case study từ các thương hiệu thành công, nổi tiếng trên thị trường để tích lũy thêm kinh nghiệm mở quán cafe.
2. Xác định đối tượng khách hàng
Khi quyết định mở quán cafe, hãy lưu ý rằng quán cafe không chỉ phục vụ cho riêng ước mơ và sở thích của chủ quán, mà trên hết vẫn là cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Khách hàng của bạn là ai? Họ thuộc lứa tuổi nào? Giới tính nào chiếm ưu thế? Hãy trả lời những câu hỏi này để vẽ nên chân dung khách hàng nhé.
Thậm chí bạn sẽ phải phân tích sâu hơn về thói quen sử dụng đồ uống của khách hàng mục tiêu để các bước sau bạn có thể lên kế hoạch vận hành quán hiệu quả hơn. Ví dụ bạn hướng đến đối tượng học sinh, sinh viên thì cần tìm địa điểm gần trường, giá cả nên ở mức trung bình. Bạn hướng đến những bạn nữ thích đi cafe để chụp ảnh thì cần tập trung hơn vào trang trí không gian quán.
3. Lập kế hoạch mở quán
Ở bước này bạn cần xác định thời điểm mở quán càng chính xác càng tốt, lên một danh sách những việc cần làm, thời gian thực hiện, chi phí dự kiến và nhân sự thực hiện. Danh sách này cần được theo dõi thường xuyên và thực hiện nghiêm túc. Kế hoạch có thể thay đổi, nhưng tốt nhất bạn nên hạn chế sự thay đổi đột ngột, bốc đồng để không ảnh hưởng đến cả quá trình mở quán.
Có hai dạng kế hoạch: kế hoạch từ con số 0 đến lúc khai trương như trên và kế hoạch dài hạn theo tháng. Về kế hoạch dài hạn, bạn cần chuẩn bị một nguồn vốn phù hợp, đặt mục tiêu doanh thu trong 1 tháng – 3 tháng – 6 tháng và phương án thay đổi nếu quán bị lỗ.
4. Chọn địa điểm mở quán
Sau khi đã có kế hoạch tiền khai trương, bạn cần chọn địa điểm quán – yếu tố vô cùng quan trọng để thu hút khách hàng. Địa điểm lý tưởng là các ngã tư, khu gần trường học, công sở, trung tâm thương mại, khu dân cư đông đúc. Quán nên có chỗ để phương tiện cho khách, mặt tiền rộng đẹp thì càng tốt. Tuy nhiên một địa điểm đẹp đồng nghĩa với giá thuê cao, hãy cân đối, thỏa thuận với chủ đất để chọn được một địa điểm hợp lý mà không tốn quá nhiều chi phí nhé. Đừng quên đọc kỹ các điều khoản, thời hạn trong hợp đồng thuê mặt bằng trước khi đặt bút ký.
5. Hoàn thiện thủ tục mở quán
Các mô hình kinh doanh cafe phổ biến hiện này là tự tạo thương hiệu mới, kinh doanh theo chuỗi và nhượng quyền. Dù theo hình thức nào bạn cũng cần đăng ký kinh doanh, xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, hoàn thiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền.
Nếu kinh doanh theo hình thức nhượng quyền, bạn cần làm việc với chủ thương hiệu để thống nhất các điều quản, ký hợp đồng thỏa thuận.
6. Xây dựng menu
Menu quán cafe hiện nay thường không chỉ có mỗi cafe mà đòi hỏi phải có sự phong phú các nhóm đồ uống đề thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Nhiều quán có số lượng các món trà sữa, trà trái cây, sinh tố nhiều không kém các món cafe. Tùy vào đối tượng khách hàng bạn hướng tới, hãy xây dựng một menu phù hợp, vừa đáp ứng đối tượng mục tiêu, vừa nằm trong khả năng của quán.
Bạn cũng nên xác định một vài đồ uống đặc biệt làm nên nét đặc trưng cho quán (signature), việc này khá quan trọng trong việc tạo dựng thương hiệu lâu dài. Khách hàng ngày nay không chỉ cần một ly nước thỏa mãn cơn khát mà còn rất chú trọng đến hương vị đặc biệt, cách trang trí tinh tế cùng ý nghĩa, câu chuyện phía sau mỗi đồ uống.
7. Tìm nhà cung cấp nguyên liệu, dụng cụ
Sau khi có menu, bạn sẽ dự kiến được những nguyên liệu cũng như các dụng cụ pha chế cần thiết. Các nguyên liệu cơ bản hầu như quán nào cũng cần là cafe, trà, sữa, kem tươi, đường, siro, mứt, bột cacao, bột matcha, đá viên… Hãy liệt kê toàn bộ ra thành một danh sách, tìm các nhà cung cấp và so sánh xem nhà cung cấp nào đáp ứng được cả hai tiêu chí chất lượng và giá tốt.
8. Hoàn thiện không gian quán
Với xu hướng thưởng thức hiện nay, không gian quán có một vị thế quan trọng không kém chất lượng đồ uống, vì vậy bạn cần tìm cho mình một đơn vị thiết kế, thi công quán uy tín. Hãy thống nhất phong cách nội thất của quán trước khi thực hiện, lên hình 3D rõ ràng và tìm kiếm thêm các đơn vị cung cấp nội thất quán giá tốt. Thời gian thi công quán có thể bị ảnh hưởng bởi thời tiết hoặc có nhiều vấn đề phát sinh, bạn nên tính toán thời gian cho hợp lý, nên có khoảng thừa ra trước ngày khai trước để giải quyết các vấn đề tồn đọng.
9. Chuẩn bị nhân sự
Nhân sự quyết định chất lượng dịch vụ của quán bạn – yếu tố mà khách hàng luôn đòi hỏi phải thật chuẩn, thật chu đáo, Bởi vậy bạn cần chú trọng khâu tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Hãy cố gắng tìm kiếm những người nhiệt tình, lễ phép, cẩn thận và có trách nhiệm vào các vị trí phục vụ, pha chế, thu ngân. Bạn cũng nên soạn ra quy trình làm việc, nội quy quán và tài liệu pha chế để nhân viên dễ áp dụng.
Một điều bạn cần chú ý nữa là nhân viên quán cafe hiện nay thường là các bạn sinh viên làm theo ca, hãy tính toán để thuê đủ nhân viên theo giờ, không bị trống ca, tìm được nhân sự gắn bó lâu dài, làm theo ca cố định là tốt nhất.
10. Lên kế hoạch marketing khai trương và triển khai
Khai trương quán là một dấu mốc quan trọng đối với thương hiệu, vì vậy bạn nên có chương trình marketing tương xứng. Hãy lập fanpage, in biển hiệu, banner để thông báo rộng rãi đến mọi người, chạy quảng cáo trước khai trương 1-2 tuần nếu cần thiết. Bên cạnh đó bạn nên có chương trình ưu đãi trong ngày khai trương và trong 1 tuần đầu mở quán.
Để thực hiện những hạng mục trên, bạn cần có một người phụ trách tiếp thị cho quán, hoặc thuê đơn vị ngoài đảm nhận khâu thiết kế, chạy quảng cáo, truyền thông. Mục tiêu của hoạt động marketing trong tuần đầu là thông báo sự có mặt của quán và đặc biệt là tạo cho khách hàng ấn tượng tốt, khiến họ quay trở lại sau dịp khai trương.
11. Điều chỉnh sau tuần đầu đón khách
Trong tuần đầu tiên thường các quán đều rất bận rộn, đôi khi để xảy ra lỗi khiến quá trình cung cấp dịch vụ chưa được vừa lòng khách hàng. Khi quán đã bắt đầu quen với lịch trình, bạn cần đánh giá hiệu quả của đợt bán hàng đầu tiên về doanh thu, lượng khách. Tiếp đó bạn nên liệt kê các vấn đề chưa ổn trong chất lượng đồ uống, quy trình phục vụ khách hàng để cải thiện.
12. Duy trì quán, lên kế hoạch dài hạn
Một lễ khai trương tưng bừng, một lượng khách tốt trong tuần đầu chưa đảm bảo quán sẽ hoạt động hiệu quả lâu dài. Đây là lúc bạn cần tính toán lại về các tiêu chí sau:
- Doanh thu quán trong tuần đầu và tháng đầu có như kỳ vọng?
- Khoảng bao lâu thì bạn bắt đầu có lời?
- Chi phí vận hành quán, liệu có thể tiết kiệm hơn nữa?
- Chi phí cho các hoạt động truyền thông nên tăng hay cắt giảm?
- Lượng nguyên liệu hàng tuần, hàng tháng nên tăng giảm như nào?
Những số liệu cụ thể từ ghi chép của bạn, hoặc từ phần mềm bán hàng sẽ giúp ích rất nhiều trong bước này.
