MỞ QUÁN CAFE/NHÀ HÀNG THÌ RẤT DỄ, DUY TRÌ và TỒN TẠI MỚI LÀ KHÓ VÔ VÀN.
Nếu bạn từng nói chuyện với những người đã mở cafe, nhà hàng, quán trà sữa, đã đổ máu kha khá thì họ sẽ nói với bạn tương tự thôi.
Những bạn trẻ từng ước mơ sở hữu quán cafe, khi bắt đầu khởi sự thường chỉ tìm hiểu được đến giai đoạn đầu tiên là làm sao để setup quán, các công thức pha chế, lên món và cách kéo khách ban đầu. Đó thực sự chỉ là các công đoạn từ lúc bắt đầu tìm hiểu cho đến lúc bạn khai trương thôi. Còn vận hành thì sao, hầu như ít bạn trẻ chú ý!
Sau giai đoạn khai trương tầm 1 tháng trở lên, bạn bắt đầu đối diện các vấn đề xảy ra liên tục như nhân sự nghỉ việc đột ngột, món uống có vấn đề, doanh số không như kỳ vọng, không đủ tiền trả nhân sự, bạn không biết phải kéo khách sao ngoài chiêu giảm giá… Đó là một thực tế của biết bao nhiêu bạn mở cafe, nhà hàng ăn uống. Cho nên người ta nói mở quán cafe có đến 90% là đóng cửa sau 1 năm. Và đau nhất chính là ngành F&B vô cùng dễ thất thoát lớn, như thất thoát từ tiền bán ra, thất thoát nguyên liệu nhập vô – xuất ra từ kho, thất thoát nguyên liệu khi pha chế, thất thoát cả từ sự lãng phí tiền lương (do nv ngồi chơi, làm việc hời hợt,…), thất thoát doanh thu vì không biết tối ưu nhiều cách kiếm tiền cho quán và tối ưu không gian,…
Thị trường thực sự khốc liệt với nhiều tầng lớp có thể tham gia, từ chuyên nghiệp đến người không biết gì, từ sinh viên đến các giám đốc lớn, từ nông dân đến các quỹ đầu tư chuyên nghiệp với đội ngũ hùng hậu. Do đó bạn cần tìm hiểu và chuẩn bị nhiều thứ hơn là chỉ học công thức và có tiền là mở.
Trong bài này, tôi muốn đề cập đến vấn đề thất thoát và lãng phí trong nguyên liệu, rất phổ biến khi kinh doanh F&B.
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu là một trong những bước cơ bản để kiểm soát được lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu, thất thoát và lãng phí quá cao đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ bị giảm khủng khiếp, thậm chí lỗ.
1. Lãng phí nguyên liệu thừa:
Lãng phí nguyên liệu cũng chính là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc “đội chi phí” trong nhà hàng, quán ăn. Cắt giảm được các khoảng lãng phí sẽ giúp nhà hàng giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
Những món ăn nào khách thường để thừa? Thừa trong trường hợp nào? Nguyên liệu nào thường phải bỏ đi? Nguyên nhân vì sao? Ai là người thường xuyên lãng phí? (khách hàng, nhân viên cụ thể)… Là những câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời càng sớm càng tốt.
Mỗi ngày đều cần hạch toán và chốt sổ sách số lượng nguyên liệu phải đổ bỏ và đưa vào chi phí vận hành để nắm cụ thể. Một số bạn trẻ quá tham lên menu quá nhiều món ban đầu sẽ bị chi phí nguyên liệu đổ bỏ rất lớn ở giai đoạn đầu.
Phải giám sát trực tiếp/gián tiếp qua camera quá trình đổ bỏ nguyên liệu (chỉ định thùng rác/khu vực dành riêng việc này và có camera theo dõi), tránh tạo thói quen nv khai gian hư hỏng nguyên liệu để trục lợi.
Nếu thấy nguyên liệu A thường phải đem đổ đi vì bị hư hỏng do để lâu, hãy xem xét nhập ít lại trong lần nhập sau và chốt định lượng nhập cho A.
Nên có phần mềm để dễ theo dõi số lần nhập hàng trong tuần, lượng nguyên vật liệu/giá trị nguyên vật liệu đã nhập, lượng nguyên liệu đã sử dụng, nguyên liệu sử dụng nhiều, nguyên liệu sử dụng ít, lượng nguyên liệu phải hủy/bỏ (tính vô chi phí vận hành)…
Kiểm soát được các khoản lãng phí sẽ giúp bạn giảm được các chi phí nguyên vật liệu, chi phí không cần thiết đồng thời tăng lợi nhuận cho nhà hàng, quán ăn.
2. Thất thoát trong pha chế/bếp làm hao hụt nguyên vật liệu:
Nguyên liệu nhập vào cấu thành một phần chi phí của sản phẩm, tuy nhiên khi không có phương pháp định lượng rõ ràng và theo dõi khoa học, các chủ cafe/nhà hàng không thể quản lý được lượng nguyên liệu có được nhân viên sử dụng trung thực và hợp lý không.
Mỗi món trong menu cần định lượng rõ ràng từng nguyên vật liệu về khối lượng/dung tích/số lượng/kích cỡ (dài, rộng, cao) ở mức nhỏ nhất về đơn vị (như khối lượng là miligram), không bỏ sót bất kỳ món nào trong menu.
Ví dụ: Đầu tháng quán cafe nhập về 5kg bột cafe dùng cho việc pha chế cafe, tới cuối tháng kiểm kho còn lại 1kg. Như vậy, trong tháng nhân viên đã sử dụng hết 4 kg cho việc pha chế món cafe đá. Giả sử trong tháng đó, cửa hàng bán được 100 ly cafe, chỉ nhìn vào số liệu ly cafe bán ra này, sẽ rất khó để người quản lý biết được liệu lượng cafe có được sử dụng chính xác và phù hợp không. Việc định lượng nguyên liệu từng món trên menu (xác định khối lượng / số lượng của nguyên vật liệu cấu thành nên mỗi sản phẩm) sẽ giúp các chủ cafe/nhà hàng giải quyết bài toán trên.
Mỗi ngày, chốt sổ theo dõi tổng số bill đã xuất ở quán để thống kê tổng số NVL đã tiêu hao từng ngày để thuận tiện việc kiểm tra định kỳ/đột xuất kho nguyên liệu, hay thậm chí là cuối mỗi ngày/sau mỗi ca trực (yêu cầu khi giao ca, nv ca mới phải kiểm kê trước khi nhận, có vấn đề lệch phải báo ngay quản lý) để hạn chế tối đa sự gian lận.
Cần lên tổng nguyên vật liệu cần nhập đầu kỳ cho từng loại nguyên liệu thật rõ ràng như cần bao nhiêu kg cafe, cần bao nhiêu chai sirup (loại dung lượng ml/chai) … sau này thành 1 định mức nhập hàng. Dựa vào số liệu này, bạn có thể đưa ra con số nhập hàng tương ứng, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu pha chế và tiết kiệm thời gian, công sức khi không phải nhập hàng nhiều lần trong tháng.
Việc mua nguyên liệu phải mua ở các NCC bạn đã chỉ định, tuân theo bảng giá nhập Nguyên Vật Liệu mà nhà cung cấp đã gửi trước đó cho bạn (dặn họ nếu thay đổi chính sách giá phải báo trực tiếp cho bạn).
Kiểm soát nguyên liệu ở kho thường xuyên:
– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu NVL nhập với chứng từ nhập từ NCC.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.
– Nên kiểm tra bất chợt ngẫu nhiên ít nhất 2 lần trong tháng để xây dựng môi trường kiểm soát, có tính răn đe nhân viên hơn.
3. Thất thoát doanh thu:
Ngoài doanh thu từ các sản phẩm kinh doanh chính là thực phẩm và đồ uống, học viên được chia sẻ biện pháp tăng doanh thu, tận dụng khung giờ trống từ nhiều nguồn như: tổ chức các bữa tiệc sinh nhật, khai trương, tiệc cưới; hoạt động khiêu vũ, bán các sản phẩm kèm theo như bộ ly uống rượu, thuốc lá… Rất nhiều nơi không biết khai thác thêm việc này nên thất thoát 1 khoản không nhỏ.
4. Chi phí vận hành tăng cao gây lãng phí:
Một trong những nhiệm vụ chính của người Quản Lý (Cửa hàng Trưởng) là chịu trách nhiệm đảm bảo doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận cho quán cafe/nhà hàng. Thông qua định biên nhân sự, sắp ca, phân bổ nhân viên hợp lý giúp giảm tối đa chi phí nhân công, lên kế hoạch thu mua để chuẩn bị nguyên vật liệu phù hợp, tránh thất thoát chi phí không đáng có.
Tìm ra nguyên nhân dẫn đến chi phí cao là trách nhiệm quan trọng nhà quản lý:
– Một số món trong menu bán giá quá thấp. (Cần nắm rõ lợi nhuận biên từng món nhé).
– Chi phí mua các nguyên liệu tăng cao. (Luôn đối chiếu các kỳ trong năm).
– Thất thoát và hao hụt trong quá trình mua và trữ hàng.
– Không theo dõi, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa. Như trái cây tỷ lệ hư hỏng khi mua tăng đột biến phải đổ bỏ.
– Gian lận trong cung ứng hàng hóa.
– Phân công nhân sự không khoa học.
– Thiếu kiểm soát đối với các chi phí điện, gas, nước…
Và còn muôn vàn nhiều vấn đề khác, ai làm từ từ sẽ thấm. F&B chưa bao giờ là ngành kinh doanh dễ dàng cả và từ từ rảnh mình sẽ viết tiếp khi có thời gian.
Đừng nghĩ chỉ cần mướn căn nhà, sơn phết tý, mua ít đồ lạ lạ về quăng vô, đặt dăm ít bàn ghế và cây cối, gắn vài cái máy lạnh, đi thuê setup món rồi làm cái quầy bar, rồi mướn ông quản lý về coi quán, tuyển pha chế, phục vụ, thu ngân, giữ xe xong mua phần mềm quản lý thế là xong. Dễ vậy, ai cũng giàu lâu rồi!
Chúc anh/chị/em cuối tuần nhiều niềm vui.
MỞ QUÁN CAFE/NHÀ HÀNG THÌ RẤT DỄ, DUY TRÌ và TỒN TẠI MỚI LÀ KHÓ VÔ VÀN.
Nếu bạn từng nói chuyện với những người đã mở cafe, nhà hàng, quán trà sữa, đã đổ máu kha khá thì họ sẽ nói với bạn tương tự thôi.
Những bạn trẻ từng ước mơ sở hữu quán cafe, khi bắt đầu khởi sự thường chỉ tìm hiểu được đến giai đoạn đầu tiên là làm sao để setup quán, các công thức pha chế, lên món và cách kéo khách ban đầu. Đó thực sự chỉ là các công đoạn từ lúc bắt đầu tìm hiểu cho đến lúc bạn khai trương thôi. Còn vận hành thì sao, hầu như ít bạn trẻ chú ý!
Sau giai đoạn khai trương tầm 1 tháng trở lên, bạn bắt đầu đối diện các vấn đề xảy ra liên tục như nhân sự nghỉ việc đột ngột, món uống có vấn đề, doanh số không như kỳ vọng, không đủ tiền trả nhân sự, bạn không biết phải kéo khách sao ngoài chiêu giảm giá… Đó là một thực tế của biết bao nhiêu bạn mở cafe, nhà hàng ăn uống. Cho nên người ta nói mở quán cafe có đến 90% là đóng cửa sau 1 năm. Và đau nhất chính là ngành F&B vô cùng dễ thất thoát lớn, như thất thoát từ tiền bán ra, thất thoát nguyên liệu nhập vô – xuất ra từ kho, thất thoát nguyên liệu khi pha chế, thất thoát cả từ sự lãng phí tiền lương (do nv ngồi chơi, làm việc hời hợt,…), thất thoát doanh thu vì không biết tối ưu nhiều cách kiếm tiền cho quán và tối ưu không gian,…
Thị trường thực sự khốc liệt với nhiều tầng lớp có thể tham gia, từ chuyên nghiệp đến người không biết gì, từ sinh viên đến các giám đốc lớn, từ nông dân đến các quỹ đầu tư chuyên nghiệp với đội ngũ hùng hậu. Do đó bạn cần tìm hiểu và chuẩn bị nhiều thứ hơn là chỉ học công thức và có tiền là mở.
Trong bài này, tôi muốn đề cập đến vấn đề thất thoát và lãng phí trong nguyên liệu, rất phổ biến khi kinh doanh F&B.
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu là một trong những bước cơ bản để kiểm soát được lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu, thất thoát và lãng phí quá cao đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ bị giảm khủng khiếp, thậm chí lỗ.
1. Lãng phí nguyên liệu thừa:
Lãng phí nguyên liệu cũng chính là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc “đội chi phí” trong nhà hàng, quán ăn. Cắt giảm được các khoảng lãng phí sẽ giúp nhà hàng giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
Những món ăn nào khách thường để thừa? Thừa trong trường hợp nào? Nguyên liệu nào thường phải bỏ đi? Nguyên nhân vì sao? Ai là người thường xuyên lãng phí? (khách hàng, nhân viên cụ thể)… Là những câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời càng sớm càng tốt.
Mỗi ngày đều cần hạch toán và chốt sổ sách số lượng nguyên liệu phải đổ bỏ và đưa vào chi phí vận hành để nắm cụ thể. Một số bạn trẻ quá tham lên menu quá nhiều món ban đầu sẽ bị chi phí nguyên liệu đổ bỏ rất lớn ở giai đoạn đầu.
Phải giám sát trực tiếp/gián tiếp qua camera quá trình đổ bỏ nguyên liệu (chỉ định thùng rác/khu vực dành riêng việc này và có camera theo dõi), tránh tạo thói quen nv khai gian hư hỏng nguyên liệu để trục lợi.
Nếu thấy nguyên liệu A thường phải đem đổ đi vì bị hư hỏng do để lâu, hãy xem xét nhập ít lại trong lần nhập sau và chốt định lượng nhập cho A.
Nên có phần mềm để dễ theo dõi số lần nhập hàng trong tuần, lượng nguyên vật liệu/giá trị nguyên vật liệu đã nhập, lượng nguyên liệu đã sử dụng, nguyên liệu sử dụng nhiều, nguyên liệu sử dụng ít, lượng nguyên liệu phải hủy/bỏ (tính vô chi phí vận hành)…
Kiểm soát được các khoản lãng phí sẽ giúp bạn giảm được các chi phí nguyên vật liệu, chi phí không cần thiết đồng thời tăng lợi nhuận cho nhà hàng, quán ăn.
2. Thất thoát trong pha chế/bếp làm hao hụt nguyên vật liệu:
Nguyên liệu nhập vào cấu thành một phần chi phí của sản phẩm, tuy nhiên khi không có phương pháp định lượng rõ ràng và theo dõi khoa học, các chủ cafe/nhà hàng không thể quản lý được lượng nguyên liệu có được nhân viên sử dụng trung thực và hợp lý không.
Mỗi món trong menu cần định lượng rõ ràng từng nguyên vật liệu về khối lượng/dung tích/số lượng/kích cỡ (dài, rộng, cao) ở mức nhỏ nhất về đơn vị (như khối lượng là miligram), không bỏ sót bất kỳ món nào trong menu.
Ví dụ: Đầu tháng quán cafe nhập về 5kg bột cafe dùng cho việc pha chế cafe, tới cuối tháng kiểm kho còn lại 1kg. Như vậy, trong tháng nhân viên đã sử dụng hết 4 kg cho việc pha chế món cafe đá. Giả sử trong tháng đó, cửa hàng bán được 100 ly cafe, chỉ nhìn vào số liệu ly cafe bán ra này, sẽ rất khó để người quản lý biết được liệu lượng cafe có được sử dụng chính xác và phù hợp không. Việc định lượng nguyên liệu từng món trên menu (xác định khối lượng / số lượng của nguyên vật liệu cấu thành nên mỗi sản phẩm) sẽ giúp các chủ cafe/nhà hàng giải quyết bài toán trên.
Mỗi ngày, chốt sổ theo dõi tổng số bill đã xuất ở quán để thống kê tổng số NVL đã tiêu hao từng ngày để thuận tiện việc kiểm tra định kỳ/đột xuất kho nguyên liệu, hay thậm chí là cuối mỗi ngày/sau mỗi ca trực (yêu cầu khi giao ca, nv ca mới phải kiểm kê trước khi nhận, có vấn đề lệch phải báo ngay quản lý) để hạn chế tối đa sự gian lận.
Cần lên tổng nguyên vật liệu cần nhập đầu kỳ cho từng loại nguyên liệu thật rõ ràng như cần bao nhiêu kg cafe, cần bao nhiêu chai sirup (loại dung lượng ml/chai) … sau này thành 1 định mức nhập hàng. Dựa vào số liệu này, bạn có thể đưa ra con số nhập hàng tương ứng, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu pha chế và tiết kiệm thời gian, công sức khi không phải nhập hàng nhiều lần trong tháng.
Việc mua nguyên liệu phải mua ở các NCC bạn đã chỉ định, tuân theo bảng giá nhập Nguyên Vật Liệu mà nhà cung cấp đã gửi trước đó cho bạn (dặn họ nếu thay đổi chính sách giá phải báo trực tiếp cho bạn).
Kiểm soát nguyên liệu ở kho thường xuyên:
– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu NVL nhập với chứng từ nhập từ NCC.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.
– Nên kiểm tra bất chợt ngẫu nhiên ít nhất 2 lần trong tháng để xây dựng môi trường kiểm soát, có tính răn đe nhân viên hơn.
3. Thất thoát doanh thu:
Ngoài doanh thu từ các sản phẩm kinh doanh chính là thực phẩm và đồ uống, học viên được chia sẻ biện pháp tăng doanh thu, tận dụng khung giờ trống từ nhiều nguồn như: tổ chức các bữa tiệc sinh nhật, khai trương, tiệc cưới; hoạt động khiêu vũ, bán các sản phẩm kèm theo như bộ ly uống rượu, thuốc lá… Rất nhiều nơi không biết khai thác thêm việc này nên thất thoát 1 khoản không nhỏ.
4. Chi phí vận hành tăng cao gây lãng phí:
Một trong những nhiệm vụ chính của người Quản Lý (Cửa hàng Trưởng) là chịu trách nhiệm đảm bảo doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận cho quán cafe/nhà hàng. Thông qua định biên nhân sự, sắp ca, phân bổ nhân viên hợp lý giúp giảm tối đa chi phí nhân công, lên kế hoạch thu mua để chuẩn bị nguyên vật liệu phù hợp, tránh thất thoát chi phí không đáng có.
Tìm ra nguyên nhân dẫn đến chi phí cao là trách nhiệm quan trọng nhà quản lý:
– Một số món trong menu bán giá quá thấp. (Cần nắm rõ lợi nhuận biên từng món nhé).
– Chi phí mua các nguyên liệu tăng cao. (Luôn đối chiếu các kỳ trong năm).
– Thất thoát và hao hụt trong quá trình mua và trữ hàng.
– Không theo dõi, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa. Như trái cây tỷ lệ hư hỏng khi mua tăng đột biến phải đổ bỏ.
– Gian lận trong cung ứng hàng hóa.
– Phân công nhân sự không khoa học.
– Thiếu kiểm soát đối với các chi phí điện, gas, nước…
Và còn muôn vàn nhiều vấn đề khác, ai làm từ từ sẽ thấm. F&B chưa bao giờ là ngành kinh doanh dễ dàng cả và từ từ rảnh mình sẽ viết tiếp khi có thời gian.
Đừng nghĩ chỉ cần mướn căn nhà, sơn phết tý, mua ít đồ lạ lạ về quăng vô, đặt dăm ít bàn ghế và cây cối, gắn vài cái máy lạnh, đi thuê setup món rồi làm cái quầy bar, rồi mướn ông quản lý về coi quán, tuyển pha chế, phục vụ, thu ngân, giữ xe xong mua phần mềm quản lý thế là xong. Dễ vậy, ai cũng giàu lâu rồi!
Chúc anh/chị/em cuối tuần nhiều niềm vui.
Nguyễn Tuấn Hùng
