Sau bao nhiêu cố gắng, cuối cùng bạn đã mở được một quán cà phê, nhà hàng của riêng mình ở một vị trí thuận lợi. Ước mơ ấp ủ bấy lâu đã trở thành hiện thực. Nhưng niềm vui ngày khai trương nhà hàng sớm bị dập tắt bởi những tính toán tài chính trên giấy tờ khác hẳn với thực tế kinh doanh đang diễn ra. Việc quản trị tài chính một nhà hàng khó hơn bạn tưởng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn đơn giản hóa việc tính toán các chỉ số đo lường tài chính quan trọng và cần thiết.
Dù cho bạn có giỏi trong việc xử lý các vấn đề tài chính đến đâu, nếu không có một kế hoạch tài chính rõ ràng bạn rất dễ bỏ qua những chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng. Hãy nghĩ về mục tài chính trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn và bắt đầu từ đây. Bạn sẽ phải bao quát tất cả nguồn lực đã được lên kế hoạch và các hạn mục cần phân bổ tiền, tiền lương trả theo giờ cho nhân viên, tiền sửa chữa bảo trì máy móc thiết bị và cách bạn sẽ đạt đến điểm hòa vốn.
Phần lớn những gì bạn có trong bản kế hoạch kinh doanh sẽ được giải thích trong bản kế hoạch tài chính. Dưới đây là một số khái niệm căn bản, cần có trong kế hoạch tài chính của quán cà phê, nhà hàng.
1. Chi phí vận hành
Chi phí vận hành bao gồm tất cả các chi phí ngoại trừ chi phí liên quan đến nguyên liệu chế biến. Để xác định chi phí vận hành của quán, bạn cần cộng tất cả những khoản chi phí được liệt kê sau đây. Lưu ý rằng, chi phí của mỗi quán là khác nhau, một số khoản phí có thể không áp dụng cho quán của bạn.
Chi phí vận hành bao gồm:
– Chi phí cố định: nếu bạn thuê mặt bằng, bạn tính gộp tất cả chi phí. Nếu mặt bằng là của bạn thì chỉ tính khấu hao tài sản sau khi trừ thuế.
– Lương nhân viên
– Chi phí quản lý: chi phí sửa chữa, tiền thuê điểm gửi xe, chi phí vận chuyển hàng hóa, phí bôi trơn, các dịch vụ thuê ngoài khác.
– Các chi phí gián tiếp khác liên quan đến chế biến thực phẩm như nước tẩy rửa hoặc dụng cụ vệ sinh.
– Các tiện ích trong quán ví dụ Internet.
– Chi phí cho hệ thống POS
– Chi phí quảng cáo, Marketing trả phí
2. Giá vốn hàng bán (COGS)
Giá vốn hàng bán là tổng số tiền bạn đầu tư để tạo ra những đồ ăn và thức uống có trong menu. Tính giá vốn hàng bán có thể bao gồm chi phí tồn kho và được sử dụng để đưa ra các quyết định mua hàng. Công thức tính giá vốn dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh các khoản chi phí.
Giá vốn = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + chi phí mua hàng trong kỳ – giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Để bắt đầu, hãy tính giá trị hàng trong kho tại thời điểm mà bạn muốn tính giá vốn hàng bán. Thông thường bạn sẽ phải tính giá trị này vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý để có thể quyết định xem đầu tháng hoặc đầu quý sau giá trị tồn kho đầu kỳ là bao nhiêu.
Tiếp theo, bạn sẽ cộng với tất cả những khoản mà bạn chi trong tháng hoặc trong quý để tính được chi phí mua hàng trong kỳ.
Cuối cùng, bạn trừ đi giá trị số hàng bạn còn lại trong kho cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý.
Kết quả thu được cuối cùng sẽ là giá vốn hàng bán.
3. Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp là khoản tiền bạn kiếm được sau khi trừ đi tất cả chi phí. Bạn có thể sử dụng công thức dưới đây để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và quản lý nhân viên. Từ đây, bạn có thể đưa ra những quyết định thay đổi cần thiết để cải thiện chỉ số này.
Lợi nhuận gộp = Doanh số bán ra – Giá vốn hàng bán
Để bắt đầu, bạn hãy tính doanh số bán ra của quán trong giai đoạn mà bạn muốn tính lợi nhuận gộp. Giống như giá vốn hàng bán, việc này thường diễn ra vào cuối tháng hoặc cuối mỗi quý.
Tiếp theo, bạn trừ đi giá vốn hàng bán.
Kết quả thu được cuối cùng sẽ là lợi nhuận gộp. Sau khi tính được chỉ số này, bạn sẽ chuyển đến bước tiếp.
4. Thu nhập ròng
Thu nhập ròng là tổng số tiền mà bạn sẽ kiếm được mỗi tháng. Đây là khoản lợi nhuận sau khi bạn đã trừ đi chi phí hoạt động chung, thuế và những khoản chi phí đã cắt giảm. Công thức tính thu nhập ròng rất có ích trong việc đánh giá sự thành công của bạn trong việc kinh doanh nhà hàng. Bạn cũng nên lưu ý rằng nhiều cửa hàng trong năm đầu hoạt động có thể chưa có thu nhập ròng dương.
Thu nhập ròng = Lợi nhuận gộp – Tổng chi phí
Đầu tiên, bạn tính tổng chi phí cho cả tháng bao gồm lương nhân viên, chi phí hoạt động chung và hàng tồn kho.
Sau đó, bạn trừ đi tổng chi phí từ lợi nhuận gộp.
Kết quả thu được sẽ là thu nhập ròng của bạn.
5. Lợi nhuận biên
Lợi nhuận biên được hiểu là phần trăm số tiền mà bạn kiếm được trên số tiền mà bạn đầu tư vào nhà hàng. Ví dụ, lợi nhuận biên là 30% nghĩa là với 100 đồng đầu tư vào nhà hàng bạn kiếm thêm một khoản lợi nhuận là 30 đồng.
Tỷ suất lợi nhuận = thu nhập ròng/ doanh thu
Đầu tiên, tính thu nhập ròng của bạn.
Sau đó, chia thu nhập ròng cho tổng doanh thu.
Cuối cùng,phân số thu được là lợi nhuận biên. Bạn sẽ nhân phân số này với 100 để lấy được phần trăm (0.05 x 100 = 5% tỷ suất lợi nhuận hay 5% lợi nhuận biên).
Bây giờ bạn đã có trong tay năm chỉ số cần thiết để có một hiểu biết vững chắc về tình hình tài chính của quán cà phê, nhà hàng. Những chỉ số này có thể chưa đầy đủ nhưng chúng là những chỉ số cần thiết nhất để bạn bắt đầu kiểm soát tình hình tài chính. Nếu bạn có tiềm lực thì hãy thuê một chuyên gia từ những thời điểm đầu tiên. Điều này rất đáng làm làm bởi vì một khi bạn được hướng dẫn để hiểu các kế hoạch tài chính và các chỉ số trên được tạo ra như thế nào thì bạn có thể tự mình tiếp nhận công việc và thực hiện nó một cách chính xác ngay từ đầu.
