1. Nhân sự
Thường thì nhân sự làm việc ở ngành này ít có sự ổn định ngoại trừ các vị trí quản lý, đơn giản vì thường các bạn làm trong nhà hàng, quán cafe chỉ xem đây là việc làm thêm kiếm thêm chứ không phải là cái nghề vì thế cái tâm và sự nhiệt huyết họ dành cho công việc không cao. Vì thế chủ quán hoặc quản lý sẽ phải xác định trước tư tưởng. Đừng kỳ vọng nhân viên sẽ gắn bó vs quán ngoài việc lương tốt, thưởng phạt minh bạch và môi trường làm việc rõ ràng, đừng đòi hỏi quá nhiều ở họ. Còn nếu quán của bạn có quy mô, có những vị trí quản lý cấp trung như Ca Trưởng, Tổ Trưởng, Phó Quản Lý… Cho nhân viên thấy cái tương lai nếu họ cố gắng và đây sẽ là cái nghề nếu chuyên tâm làm việc. Nhớ rằng tâm lý con người là 10 đồng tiền lương không bằng 2 đồng tiền thưởng… Nếu khéo léo trong việc thưởng thì bạn sẽ giữ chân nhân viên tốt hơn việc tăng lương đấy…
2. Chiêu giữ chân nhân sự
Ngoài việc tăng lương là cách phổ biến nhất, nhưng mình không đánh giá cao việc chạy đua giữ nhân viên bằng lương, vì mỗi quán mỗi công ty đều có một quỹ lương theo % doanh thu nhất định! Không thể tăng lương mãi đúng không? Vậy bài toán đặt ra giữ chân nhân viên làm tốt và gắn bó thế nào đây???
Nhân viên đồng nghĩa với lương thấp, họ có nhu cầu cuộc sống đúng không? Tuỳ theo khả năng kinh tế của người chủ hoặc cơ sở kinh doanh mà đưa ra những chính sách như hỗ trợ mua trả góp điện thoại, xe máy, laptop… Với cam kết của nhân viên đó làm gắn bó bao nhiêu lâu??? Như quán của mình nhé: anh chàng tổ trưởng kia mơ ước có con Iphone X, ok mình mua cho nó IPhone X giá 20 triệu thời điểm đó, mỗi tháng trừ 1 triệu vào lương không tính lãi (lãi 1% của 20tr bằng 200k/tháng thì xem như phần mình tăng lương cho em nó vì em nó xứng đáng) như vậy ít nhất bạn có một nhân viên làm tốt gắn bó 20 tháng!!! Trường hợp mất, nghỉ ngang thì tuỳ theo trường hợp các bạn xử lý (giữ cmnd hay hộ khẩu hay bản cam kết gì đó). Quản lý của mình đang đi EX mơ ước có một con SH, ok cty cho mượn 50tr mua SH với điều kiện người của công ty đứng tên cà vẹt xe là mình. Mỗi tháng trừ 2 triệu/lương vậy mình có 1 bạn nhân viên làm gắn bó 4 năm.
Ngoài ra các bạn có thể áp dụng chia sẻ lợi nhuận theo biên độ hiệu quả kinh doanh như mình hiện nay là 2,5% doanh thu/tháng/quán cho toàn thể nhân viên. Vậy các em nó có sự phấn đấu vì thấy rằng khách càng đông thì các em càng có tiền…
3. Nghiệp vụ quản lý
Đầu tiên phải hiểu thế nào là Quản Lý??? Quản Lý gồm 2 chữ Quản và chữ Lý:
– Quản: trông coi
– Lý: quy trình, quy định
Quản Lý: người trông coi quy trình quy định, vậy một người quản lý giỏi điều đầu tiên là phải xây dựng được quy trình quy định. Không thể nói miệng. Phải lập một bộ quy trình và mô tả công việc càng chi tiết càng tốt. Đào tạo nhân viên vận hành theo quy trình đó. Nói có sách mách có chứng. Nhân viên làm đúng hay sai căn cứ theo quy trình như vậy nhân viên mới phục.
Ví dụ: Đi làm phải từ mấy giờ vào ca? Tóc tai thế nào? Giao tiếp khách ra sao? Sơn móng tay được không??? Khi nào châm trà cho khách? Tính tiền đưa tay tận tay hay kẹp vào folder… Người quản lý phải xây dựng toàn bộ tất cả cho một quán cafe hoặc nhà hàng để lấy đó là đề cương vận hành. Tiêu chí đánh giá quản lý giỏi là người đó không làm gì hết mà quán xá nhân viên vẫn hoạt động trơn tru. Còn quản lý mà chạy cắm đầu mồ hôi nhễ nhại, làm đắm đuối thì đó là người nhân viên giỏi chứ không phải quản lý giỏi.
4. Kế hoạch tài chính
Thường một quán cafe hay nhà hàng, trước khi vào vận hành người đầu tàu (chủ hoặc quản lý) phải lên bảng kế hoạch phân bổ doanh thu và chi phí chi tiết. Theo kinh nghiệm của mình cho quán cafe, các bạn có thể tham khảo cách mình phân bổ như sau:
Ví dụ:
Doanh thu trung bình của quán cafe này là 1 tỷ/tháng.
– Cost vật tư: 27%
– Lương nhân viên: 25%
– Mặt bằng: 10%
– Thuế phí, điện nước: 10%
=> Total chi phí: 72%
=> Lợi nhuận 28%
Con số 72% là cao nhất, không thể để cao hơn. Như vậy các bạn nhìn thấy nếu kiếm được 10 triệu doanh thu thì chúng ta chỉ có lời được 2,8 triệu. Vậy nếu tiết kiệm được 2,8 triệu chi phí thì sao??? Lợi nhuận luôn 2,8 triệu đó luôn đúng không?
Tiết kiệm cách nào?
– Phân bổ nhân viên tuỳ theo khung giờ khách đông khách vắng để bố trí tránh thừa nhân viên vì lương nhân viên là một trong những chi phí cao nhất.
– Cost vật tư: kiểm soát mảng pha chế, kiểm soát thế nào? Người quản lý người chủ quán cafe hoặc nhà hàng tối thiểu phải biết vào bếp làm. Để hiểu định lượng, hiểu được cái món uống món ăn đó làm thế nào? Vào bếp làm 1-2 tuần để tự rút ra kinh nghiệm nhận định của mình.
Vd: 1kg cafe ra được bao nhiêu ly? 1 lon sữa đặc ra được bao nhiêu ly cafe sữa? 1kg cam ra được bao nhiêu ly cam vắt? 1 bao ống hút được bao nhiêu ly sinh tố? Một chai si rô dâu pha được bao nhiêu ly sữa dâu? Đấy!!! Phải nắm vững cái định lượng và kiểm soát đầu vào kỹ, cuối tháng thống kê ra là biết đang bị phí chỗ nào? Ở đây chưa nói là nhân viên tham nhũng mà chính bản thân mình chưa nắm kỹ để xảy ra phí phạm?
Ví dụ: 1kg cafe sẽ ra được 38-40 phin, hôm nay xuất thống kê bán được 200 ly cafe, nhìn lại nhập hàng đầu ngày đến 6kg cafe bột. Thấy phí 1 kg chưa? Có thể nhân viên pha chế tham nhũng cũng có thể do kiểm soát định lượng không chặt để nhân viên pha chế không đều tay bị dư thừa.
– Điện: tắt mở hợp lý các thiết bị, khu vực nào không có khách ngồi phải tắt giảm bớt. Sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện.
Chỉ cần bạn tiết kiệm được 20 triệu chi phí là lợi nhuận bằng với 100 triệu doanh thu tăng thêm. Mà quán cafe hay nhà hàng có số lượng ghế và sức chứa nhất định muốn thêm cũng không được! Vậy muốn tăng lợi nhuận hiệu quả nhất là giảm chi phí.
Nhiều bạn làm quán xá thấy khách đông nhưng quản lý chi phí không tốt cuối tháng không thấy lời đâu.
5. Kinh doanh
Mỗi quán xá đều có những khung giờ cao điểm và thấp điểm. Quản lý hoặc chủ phải vẽ ra sơ đồ khung giờ cao điểm và thấp điểm, phải hiểu cái quán của mình cao và thấp lúc nào. Phải chi tiết từng giờ trong ngày. Để ra những chương trình kích khách vào thấp điểm, ví dụ quán của mình thấp điểm 6:00-8:00 sáng và 15:00-18:00 chiều. Mình ra chương trình giảm 20% tổng bill ở 2 khung giờ thấp điểm này, cái chính không phải kiếm thêm lời ở 2 khung giờ này mà là kéo khách làm nền để quán đông vui, đặc điểm chung của các quán thành công là phải Đông và Vui chuẩn bị cho những cung giờ cao điểm.
Người chủ, người quản lý phải là người hiểu quán của mình nhất, phải hiểu rõ quán mình chỗ ngồi nào, cái bàn nào cái ghế nào ở vị trí xấu, muốn biết thì dễ lắm: lựa lúc khách đông gần full đứng nhìn cái bàn nào cái ghế nào mà khách chọn cuối cùng khi không còn sự lựa chọn, bất kì quán nào cũng sẽ có vài cái bàn cái ghế mà mình gọi là góc chết, ít được khách chọn ngồi nhất. Xử lý chỗ đó bằng cách sắp xếp lại hoặc bỏ luôn cái bàn đó mà thay vào chậu cây trang trí chẳng hạn!!!
Tiếp theo, lấy giấy viết ra lập một bảng câu hỏi: TẠI SAO KHÁCH HÀNG PHẢI BỎ TIỀN VÀO QUÁN CỦA MÌNH? Trả lời được càng nhiều thì quán càng thành công!
Quán đẹp, view đẹp, tiện đường, khu sầm uất, có bãi để xe thuận lợi, thức uống ngon, nhân viên đẹp, bàn ghế đẹp, góc sống ảo, ghế ngồi thoải mái, có hút thuốc hay không, mát hay nóng, ánh sáng lung linh hay tối…
Trả lời được càng nhiều câu hỏi tại sao để nhận định khách quan cái quán của mình ưu và nhược cái gì để tập trung xử lý tránh lan man… Ví dụ quán của bạn nằm ở đường cấm xe hơi, không tiện đường giao thông vậy bạn quên luôn nhóm khách đi xe hơi đi, bận tâm chi cho nặng đầu để tập trung khai thác khách phù hợp. Quán của bạn không hút thuốc, vậy quên luôn việc tập trung kêu gọi khách nam hút thuốc vì có mời họ cũng không đến đâu. Thay vào đó tập trung khai thác khách gia đình, nhóm bạn nữ, tuổi teen…
Khi lên được chi tiết những câu trả lời càng nhiều càng tốt, bạn sẽ nhận định được nhóm khách phù hợp với cái quán của mình là ai, tránh lan man khai thác đại trà khiến cái quán mất đi cái concept và định hướng của mình giống như một cái chợ thập cẩm.
Nói thêm, đừng nghĩ mình có nhiều bạn thì mình mở quán sẽ có bạn bè đến ủng hộ nhiều. Với kinh nghiệm của mình lâu nay, khi bạn mở quán xá kinh doanh thì bạn bè của bạn chính là nhóm khách đến một lần cho biết để ủng hộ lúc khai trương thôi, không đến thường xuyên đâu. Khách ruột thường xuyên sẽ là những người xa lạ với bạn nhưng bạn trả lời được nhiều lí do họ đến quán, đến quán họ thấy ok, phù hợp thì họ sẽ đến theo thói quen, ngồi quen chỗ… Đó mới là nguồn sống của quán.
Điều quản lý hoặc chủ một quán cafe hoặc nhà hàng phải học thuộc lòng và xem như là Khẩu Huyết của mình đó là :
“Khách càng vắng thì phải càng vui, khách càng đông thì càng phải lo”
Giải thích:
Khách vắng => ít khách, quán sẽ buồn, nhân viên cũng buồn theo thì những người khách hiện tại trong quán nhìn thấy chán chán sẽ không muốn đến quán bạn nữa, nếu cứ rầu rĩ u ám khi quán vắng thì đảm bảo với bạn sau 1 – 2 tuần quán của bạn sẽ không vắng nữa mà là KHÔNG CÓ KHÁCH luôn… Người quản lý lúc này cần làm là phải có tinh thần lạc quan, làm cho nhân viên tươi lên, vui lên để triệt tiêu cái không khí buồn của quán đang vắng, làm sao cho khách đến quán thấy không đông nhưng nhân viên tươi vui… Tự khắc khách sẽ đến đông vì đơn giản nơi này vui… Hầu như ai mở quán kinh doanh đều mong ước quán của mình sẽ đông và vui… Mà muốn đông thì phải vui… Chả ai đến quán cafe hay nhà hàng mà buồn như cái chùa vậy trừ những người tự kỷ…
Khách đông => người quản lý càng phải hết sức cảnh giác và lo lắng, lo lắng khách đông nhân viên làm có tốt không, chất lượng đồ ăn thức uống bếp làm quá tải như vậy có đảm bảo khẩu vị cho khách không, nhân viên có sơ sót gì không? Nhiều người chưa có kinh nghiệm, mở cái quán ra mấy ngày đầu đông khách tưởng mình giỏi, mình gắp thời nhưng không hiểu là đông chẳng qua cho quán mới nên khách đến thử cho biết mà thôi, phục vụ tệ, chất lượng sản phẩm tồi thì xin thua khách đến 1 lần ko hài lòng thì bạn có trải thảm đỏ họ cũng chả quay lại lần 2 đâu… 2 tháng sau lại ngồi đuổi ruồi… Đó là ảo tưởng… Luôn tâm niệm, khách càng đông càng phải lo lắng… Không lo xa thì sẽ chết gần là vậy…
6. Quảng cáo
Quảng cáo là con dao 2 lưỡi, chỉ quảng cáo khi nào bạn đã tự tin chất lượng phục vụ, chất lượng đồ ăn thức uống của mình đã ok, lúc đó quảng cáo để lôi kéo khách đến trải nghiệm và hài lòng, họ sẽ đến những lần sau và dần dần thành khách quen… Cái nghề này sống nhờ khách quen chứ không phải sống nhờ khách đến một lần cho biết…
Nếu dịch vụ của bạn chưa sẵn sàng, nhân viên chưa thuộc bài vở, quy trình quản lý chưa thông suốt, chất lượng đồ ăn thức uống chưa đảm bảo, khuyên thật bạn đừng quảng cáo vội, chấp nhận hơi vắng xíu mà hoàn thiện những điều thiếu xót trong quán của mình… Khi nào xử lý xong hết, tự tin rồi mới quảng cáo, chứ chưa tốt mà quảng cáo người ta đến người ta chửi cho thì dẹp tiệm…
Mở quán xá kinh doanh, nói thật khó nhất là giữ khách, làm sao cho khách quay lại lần 2 lần 3 và nhiều lần nữa chứ để khách đến một lần vài tạm biệt ko ngày tái ngộ thì quá dễ…
Vậy làm sao để khách hàng quay lại quán của mình?
Gồm những yếu tố sau:
a/ Chất lượng đồ ăn thức uống của bạn có phù hợp với họ? Nên nhớ mỗi người mỗi tính mỗi khẩu vị và mỗi thẩm mỹ khác nhau, giống như vợ bạn thì bạn thấy đẹp nhưng thằng cha hàng xóm kêu xấu thì cũng kệ nó… Bạn nhất định phải có công thức riêng của mình gồm định lượng, gia vị, thanh phần để duy trì được chất lượng sản phẩm món ăn món nước của mình luôn ổn định, đừng hướng đến khách hàng sử dụng phải khen ngon, cá nhân minh thích khách khen “Cũng được”, “Cũng ok đó” hơn là khen ngon… Đồng thời phải kiêng định giữ vững cái gu của mình đừng chao theo sự góp ý của quá nhiều người, cùng 1 món đó người thích ăn mặn thì chê nhạt, người thích ăn nhạt thì chê mặn, nếu bạn không có kiến thức về ẩm thực về pha chế và cái gu của mình thì bạn sẽ như đẽo cày giữa đường…
b/ Không gian decor quán: cái này mình thấy rất nhiều bạn trẻ khởi nghiệp mắc sai lầm… Chưa có kinh nghiệm, thuê thiết kế quán với điểm nhất là góc sống ảo gì đó hướng đến khách chụp hình check in… Xin thưa rằng chính những quán đó sẽ dẹp tiệm sớm nhất vì không ai tắm 2 lần trên 1 dòng sông cũng chả có ai check in 2 lần ở cùng một tấm hình cả… Ok, quán bạn đẹp, thiết kế đẹp người ta tới cho biết lúc đầu, mỗi người đến chụp hàng trăm kiểu ảnh ở quán của bạn check in, thời gian đầu quán của bạn sẽ hót hòn họt kiểu: ”Lộ diện quán cafe với 1001 góc sống ảo… bla bla…” Rồi 1000 người đến uống cafe là phụ chụp hình sống ảo là chính, nhưng sau 1 tháng, thì được bao nhiêu người trong 1000 người đó quay lại quán?
Có bạn nào ở trong group này đi cái chỗ Nấc thang lên thiên đường ở Đà Lạt bao giờ chưa? Mới mở, báo chí cũng lăng xê, đến chen chúc nhau chụp hình đăng ngập FB, nhưng hầu như 99% người đã leo lên đó chụp hình rồi thì khi đến Đà Lạt họ sẽ không bao giờ đến lại nơi đó nữa… Đơn giản vì không có gì đặc biệt nữa…
Thay vào đó, để làm quán cafe hay quán ăn thành công, bạn nên đầu tư mạnh vào sự thoải mái và nhớ câu CÔNG NĂNG TỐT HƠN THẨM MỸ.
Lựa từng mẫu ghế mẫu bàn không cần phải hot theo trend này nọ, chọn cái nào chinh bản thân bạn ngồi thấy thoải mái ấy… Pha nước cho ngon, nấu món ăn cho ngon, ghế ngồi thoải mái, không gian mát mẻ, âm nhạc phù hợp… Đừng mua một món đồ trang trí bạn cho là đẹp trị giá 5 triệu treo ở chỗ nào đó hoặc để bàn thu ngân mà thay vào đó nghĩ xem 5 triệu đó mình làm được gì khác cho khách không? Nếu là mình: giữa 1 món đồ trang trí vintage trị giá 5 triệu thì mình sẽ đầu tư 5 triệu đó vào cây cảnh hoặc tường cây cho mát mẻ dễ chịu… Khách hàng không quan tâm giá trị món đồ trang trí của bạn mà họ chỉ quan tâm quán của bạn ngồi có dễ chịu thoải mái phù hợp với họ hay không mà thôi…
Đừng hướng đến việc khách hàng khen quán bạn đẹp, mà phải làm sao để khách đến quán của bạn chỉ nói: quán này ngồi ok nè, quán này ngồi cũng được nè, quán này ngồi thoải mái nè, quán này ngồi mát nè… Vậy là bạn thắng 50% rồi đó…
c/ Làm tư tưởng với nhân viên: cái này khó nhất, phải thường xuyên họp nhân viên vào đầu ca làm việc và cuối ca làm việc để rút kinh nghiệm và chấn chỉnh ngay những cái chưa được tốt. Phải cho nhân viên hiểu KHÁCH HÀNG LÀ NGƯỜI TRẢ LƯƠNG chứ không phải CHỦ hoặc QUẢN LÝ, quán mà không có khách, kinh doanh lỗ thì có 10 ông chủ cũng không có tiền trả lương cho nhân viên đâu… Thường xuyên hại não nhân viên cấp dưới để họ nâng cao ý thức và quý trọng khách hàng… Bên cạnh đó phải có những hoạt động khích lệ tinh thần của nhân viên, các bạn có để ý ngay bản thân mình khi bước vào một công việc mới hay vừa mở một cái gì đó ra kinh doanh các bạn có sung sức ko? Có nhiệt huyết không? Nhưng chắc chắn một thời gian sau với tần suất hàng ngày cũng bao nhiêu đó công việc chắc chắn sẽ làm cho chính quản lý và nhân viên thấy nhàm chán và mất dần độ sung sức và nhiệt huyết… Cái này là điều hiển nhiên… Vậy nên Quản Lý hãy tổ chức các hoạt động nhằm kích động tinh thần nhân viên tránh để họ bị nhàm chán công việc sẽ kiếm công việc mới hoặc làm chỉ bằng một nửa lúc đầu khi đó chúng ta là người chịu thiệt hại… Không cần làm gì cao siêu cả, tổ chức tổng vệ sinh quán xá, tổ chức trồng cây, tổ chức kỉ niệm ngày thành lập, ngày sinh nhật nhân viên, tổ chức đổi chéo công việc của nhân viên v.v… Để nhân viên thấy sự mới lạ sẽ hết chán… Các quán của mình ở khu vực nhân viên nội bộ luôn dán dòng chữ: “Ngày Mai Là Ngày Khai Trương” ở chỗ dễ nhìn thấy nhất nhằm nhắc nhở nhân viên rằng tụi em đã từng sung sức nhiệt huyết và máu lửa vào ngày khai trương như thế nào, đừng để mất đi cái đó…
Adamconfessions
