Sau khi lên kế hoạch, viết mô hình kinh doanh… để mở một quán cafe, bạn đi tìm mặt bằng để thuê (hoặc bạn tận dụng mặt bằng nhà), mọi thứ đều tốt đẹp cả. Bạn tiến hành lên thiết kế quán để sửa chữa, cải tạo, xây mới… theo thiết kế, bạn từng ngày trông ngóng quán cafe ra đời.
Bạn cũng đã lên chi tiết hàng hóa, máy móc thiết bị, bàn ghế… chuẩn bị đầu tư vào quán, bạn đã đi tìm các nhà cung cấp như cafe nguyên liệu, nước ngọt… Bạn bắt đầu bài toán nhân sự.
Giai đoạn này, có một thứ vô cùng quan trọng bắt buộc bạn phải làm nhưng vẫn có người kinh doanh “quên mất tiêu” để khi hoạt động rồi lãnh hậu quả là “biên bản phạt vi phạm hành chính” thì mới té ngữa. Đó là việc chuẩn bị “thủ tục pháp lý trước khi quán cafe đi vào hoạt động”.
Vậy thủ tục pháp lý để mở kinh doanh quán cafe cần gì? Liệt kê dưới đây là các thủ tục pháp lý bạn cần hoàn thiện nhé:
1. Giấy phép đăng ký kinh doanh quán cafe: thông thường các quán cafe nhỏ chọn làm theo hình thức hộ kinh doanh cá thể, để làm thủ tục hãy liên hệ với UBND quận/huyện tại bộ phận Một Cửa để được hướng dẫn chi tiết, còn với hình thức công ty thì liên hệ với Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố.
Với giấy phép kinh doanh này bạn có thể tự liên hệ để hoàn tất thủ tục hoặc bạn thuê công ty dịch vụ chuyên làm giấy phép đăng ký kinh doanh uy tín để tư vấn và làm cho bạn. Cái này bạn hỏi thăm hoặc Google sẽ có thông tin.
2. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: thông thường bạn liên hệ với Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm để được hướng dẫn chi tiết. Hoặc để nhanh hơn, bạn nên thuê dịch vụ tư vấn và làm thủ tục này. Thông thường tại nơi cấp giấy chứng nhận sẽ có những người làm dịch vụ ở đó.
Bạn nên đọc để hiểu và vận hành đúng theo quy định của pháp luật về vệ sinh an toàn thực phẩm, có sách nói rất rõ vấn đề này.
3. Giấy khám sức khỏe cho nhân sự đang làm việc tại quán: về nguyên tắc là tất cả nhân sự làm việc tại quán cần có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong vòng 12 tháng. Lưu ý: khi đi khám sức khỏe cần yêu cầu rõ ràng là giấy khám sức khỏe cho quán cafe để chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm nhé, vì giấy khám sức khỏe này khác so với những loại khám sức khỏe cho xin việc làm.
4. Chứng nhận đã tham gia khóa đào tạo về vệ sinh an toàn thực phẩm: tại quán cần có tối thiểu 30% nhân sự (còn về nguyên tắc là 100%) đã được học qua khóa đào tạo (thông thường 1 buổi đến 1 ngày) về vệ sinh an toàn thực phẩm và được cấp giấy chứng nhận. Thông thường người chủ quán và nhân viên xác định làm lâu dài nên đi học, để khi cơ quan nhà nước kiểm tra sẽ có giấy chứng nhận và người lao động. Chứng nhận này có hiệu lực trong 1 năm, nên mỗi năm sẽ đi học lại và nhận giấy chứng nhận mới.
5. Hợp đồng thuê vỉa hè: bạn liên hệ với phường/xã để được hướng dẫn làm hợp đồng thuê mướn vỉa hè.
6. Thêm nữa, khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu để phục vụ kinh doanh quán cafe bạn cần yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn, cung cấp chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của hàng hóa (bản photo) … để lưu trữ để khi đoàn kiểm tra yêu cầu có mà cung cấp đầy đủ.
Các cơ quan quản lý thường thăm quán cafe của bạn:
– Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm.
– Quản lý thị trường.
– Công an phường/xã.
– Đội kiểm tra liên ngành (gồm nhiều ngành phối hợp).
– Ngoài ra, đội trật tự đô thị thường xuyên kiểm tra âm thầm việc lấn chiếm vỉa hè phục vụ kinh doanh của bạn.
Trên đây là những loại giấy tờ cơ bản cần phải có để quán cafe hoạt động theo đúng quy định pháp luật, hạn chế việc bị phạt vì không chuẩn bị. Với mỗi địa phương, mỗi mô hình kinh doanh còn có các thủ tục pháp lý khác nữa, bạn cần tìm hiểu và thực hiện cho đúng quy định của pháp luật.
P/s: trong thực tiễn kinh doanh thì ngoài việc hiển nhiên là “sống và làm theo đúng pháp luật” thì còn phải “sống biết điều” với những ai có quyền kiểm tra quán của bạn nữa nhé, điều này vô cùng quan trọng trong cuộc sống mà sách vở giáo khoa không có dạy đâu, chỉ được học tại tài liệu thực chiến kiểu như “bán CÀ sao PHÊ” này thôi.
Nguyễn Đặng Công Khanh
